5 TAREFAS a fazer após a concretização (de uma primeira) reunião

5 TAREFAS a fazer após a concretização (de uma primeira) reunião



           Alguns causam felicidade onde quer que cheguem; outros, sempre que partem (Oscar Wilde).  Faça com que a sua presença caia no primeiro grupo.


Keywords: Vendas, Clientes, Comportamentos, Network, Reuniões


Em muitos casos a marcação de uma reunião com Aquele Cliente pode ser o que nos pode levar ao sucesso ou insucesso de um projecto.

Sabe-se que em muitos casos as Organizações são bastante dependentes de muitos poucos Clientes (Teorema de Pareto perfeitamente aplicado) e em várias organizações um Cliente é responsável pelo sucesso / sobrevivência da Organização. Estado ó dependentes é o que acontece com inúmeras Empresas nacionais.

Trabalhei numa gráfica que mantinha um contrato de exclusividade com uma grande multinacional de publicidade a operar em Portugal. Em determinada altura essa agência resolve não cumprir o contrato sem, pelo que percebi, ter razões válidas para o fazer (outras nós sabíamos que existiam). Este desenvolvimento quase deu cabo de uma Empresa e das quase 30 pessoas que lá trabalhavam. Veja-se o que se passa agora no mercado português.

Por isto, e cada vez mais, num tempo em que já nem de Vacas magras se fala há alguns comportamentos que devem ser praticados e que, em regra, são esquecidos. Sugiro, em seguida, alguns deles. Com estes procedimentos transmite-se ao Cliente, Fornecedor, Parceiro ou seja lá o que for na sua cadeia de negócio, o apreço e que tem por ele.


1) Independentemente de ter sido você a marcar a reunião, sobretudo neste caso, não deixe nunca de agradecer a mesma, enviando email de agradecimento a todos os participantes.

Nos últmos tempos não me lembro de ter recebido um único agradecimento. Na verdade, em regra, sou eu que solicito as reuniões, mas mesmo assim. Em alguns caso, temos tido soluções que parecem ser perfeitante ajustadas, mas os Clientes ficam lá no seu pedestral e nada dizem.

Duas coisas consegue já daqui:
a) Fica com os emails registados e fica a saber que eles estão correctos;
b) Os seus contactos ficam com os seus contactos.

Não me esqueço de em dois telefonemas, espaçados de um mês, para um gabinete de design ter sido presenteado com uma das pérolas que gosto de referir: “Não recebemos Fornecedores”.


2) Caso exista um negócio ou proposta de negócio, fazer o respectivo follow-up da mesma. Assim os assuntos não caem no esquecimento e algo que possa estar incorrecto ou esquecido rapidamente se actualiza.

Em equipas pequenas será até ajustado incluir um follow-up “doméstico”, isto é, informar toda a equipa do que está a acontecer.

Eventualmente processos semelhantes que possam ter sido tratados por outros colegas permite que as soluções possam ser encontradas mais rapidamente.

Passei uns bons cinco anos a trabalhar na área comercial de uma empresa e raras foram as reuniões comerciais. Igualmente o sistema de CRM pouco ou nada era utilizado. Um pouco por preguiça de parte dos colegas, outro pouco vai lá saber-se porquê...eventualmente guardar informação para outras etapas (profissionais).


3) Convide os “prospects”, e todos aqueles que se envolvem com o seu negócio, a visitar o seu site empresarial, o seu Facebook, o seu Twitter, o seu LinkedIN. Estas ferramentas são operadas por funcionários seus que trabalham 24 por 24h. Incansáveis.

Mantenha estas ferramentas sempre actualizadas.


4) Muitas vezes após as reuniões é que começamos a ter ideias. O nosso espírito nas reuniões pode estar muito focado no que os nossos interlocutores dizem, fazem e como se comportam (lingugem verbal e não verbal) e no que nós dizemos.

Tente fazer um período de reflexão consigo mesmo ou com quem da sua equipe esteve na reunião...escreva o que de lá saiu. Quem sabe este possa ser o seu momento “ Professor Pardal”. Este momento, quem sabe, pode ser perfeitamente identificado no seu dia-a-dia. Procure-o.

Esta ideia de escrevinhar tem múltiplas utilizações, quer no tempo, quer no espaço.

Pense nas ideias que pode ter ao conduzir, ao almoço, ao ouvir algo, ao acordar... estas ideias não aparecem quando se quer. Elas podem ser o seu “pulo do gato”.

Também algum nome de pessoa ou de empresa que possa ser dito na rádio ou por ai pode vir a ser uma informação valiosa para futuros contactos.

Escrevo isto para me lembrar que devo ter sempre comigo um Moleskine (o que não tenho, e arrependo-me).


5) Uns dias após a reunião não deixe de enviar um email ou dar um telefonema a saber se necessita de mais informação, se tem dúvidas, se há algo que possa fazer, etc. Um telefonema é sempre preferível...mas dê notícias...mostre-se.


Todos estes compotamentos consomem algum tempo. Mas agora veja, quanto tempo é que gastou em conseguir marcar a reunião? Quanto tempo teve que dispender para identificar um prospect. Agora que parece que tem um canal aberto, use-o...mas com moderação, isto é, não bombardeie o Cliente com informação.

Estas sugestões ainda se mostram mais prementes se se tratar de reuniões / encontros provocados por eventos de Networking. Nestes encontros apresente os seus amigos aos seus amigos. Como se diz por ai, People Like People; People Look for People. Ambos (os apresentados), com muita certeza, irão retribuir.


João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
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