Tome o tempo que precisar para responder, mas avise, por favor

Tome o tempo que precisar para responder, mas avise, por favor

Tempo..sempre a correr atrás de nós

 

Há emails e emails… há uns verdadeiramente importantes e outros nada importantes. Nos primeiros, os importantes, uns exigem uma resposta pensada e detalhada; outros, nem por isso. Nestes, mate logo o assunto. Responda. A resposta pode ser tão simples como um SIM ou um NÃO. O assunto passa logo para o outro lado e pode até ficar encerrado.

Uma outra razão para matar o assunto: o cérebro está sujeito a falhas de memória  (o cérebro, não nós que somos infalíveis).

Mas voltando aos emails. Há uns que sendo importantes, podem exigir uma resposta mais detalhada, pensada, diplomática, com dados que podemos não ter ainda… ou ainda, num impulso incontrolado da resposta usarmos modos menos polidos.

Em qualquer dos casos apresentados acima, proceda  da seguinte forma: avise que recebeu o email e que responderá em breve.

Vantagens:

- a resposta ríspida pode ser suavizada ou não ser necessária,

- pode pensar em estratégias que venham a favorecer o seu futuro, nomeadamente arranjar parcerias para se colocar  numa posição que pode vir a ser desfavorável caso não faça nada,

- ganha tempo para confirmar os dados que lhe são apresentados e que quer rebater,

- ganha tempo para arranjar argumentos para responder

- dá, obviamente, uma resposta mais pensada.

 

Para responder a um email…use o telefone

Para responder a um email…use o telefone

Muitos de nós recebem carradas de emails. São as newsletter que assinamos, as propostas de compra de um qualquer magnífico produto / serviço que vai resolver parte da nossa vida, são os colegas ou clientes que enviam emails para todos…independentemente do assunto dizer-lhe ou não respeito, eram as piadas que agora são enviadas pelo whatapp, etc...

Em alguns casos recebemos emails para solicitar uma reunião ou para respondermos a algum assunto. Este pode não ser do nosso conhecimento, como também o problema que está a ser descrito pode não nos parecer claro,,,,podemos também não entender bem o que nos querem dizer .

Em vez de estarmos com cuidado a (re)ler e a tentar dar uma resposta que, em alguns casos, tem que ser polida, pegue no telefone e “mate” logo o assunto.

Ganha (e não faz perder ) tempo.

Quote #14 - Espaços alternativos de trabalho

Espaços alternativos de trabalho

Trabalhar onde trabalha melhor

Há trabalhos que requerem mais concentração e outros que exigem menos. Há profissionais que se concentram melhor e outros que se distraem com tudo.

Há alturas em que é imprescindível estarmos concentrados e o ruído visual, o barulho,  os outros a passarem à frente, a entrarem e saírem do escritório…tudo a passar no nosso campo de visão, pode atrapalhar o nosso trabalho criativo, intelectual ou crítico.

Se o seu lugar habitual de trabalho não lhe permite ter a concentração necessária… mude de espaço. Peça tempo para trabalhar em casa, mude para a sala de reuniões ou recorra a um espaço onde se concentre.

Nos tempos pós-pandemia, e eu quero ter este optimismo, parece crescer a tendência de podermos trabalhar em mais do que um local e não apenas no mesmo local de sempre. Ao que acrescento o aumento dos que se intitulam profissionalmente como “nómadas digitais”.

Em 2012 /13 trabalhei em Lisboa, quase frente a frente,  com um americano que geria uma plataforma de professores de inglês que davam aulas no Mundo.

Finalizando, trabalhe onde trabalha melhor.

Quote #13 - Do not disturb

Do not disturb 

Do not disturd...mesmo

Os colegas e as interrupções naturais (ou não ) do seu trabalho são consumidoras de tempo.  Idem o “barulho” que envolve naturalmente ou não o seu espaço também contribuem para a redução da sua capacidade de foco no que está a fazer.

Em open space pode ser difícil não ser incomodado. Tente arranjar códigos perceptíveis para todos que sinalize que está ocupado. Um aviso escrito claro ou usar uns ocultadores indicam a sua indisponibilidade para assuntos menos urgentes.

 

#6 – Diminua os níveis (e as pessoas envolvidas) para aprovações

Gestão de equipas / JPM Consultores

#6 – Diminua os níveis (e as pessoas envolvidas) para aprovações

O que no passado seria uma boa medida, nos tempos de Covid19, ainda é mais importante.

Embora seja difícil de implementar, suavizar os processos burocráticos que nos tomam sucessivamente tempo, papelada  e outros recursos, é uma medida para se optimizar tempo.

Claro que toda a cadeia deve estar consciente da importância da medida. Claro que todos devem desenvolver as suas actividades com responsabilidade. Claro que as hierarquias devem tornar claras as suas medidas.

João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
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Teletrabalho - Um novo modo de escrever

Teletrabalho  - Um novo modo de escrever

De um momento para o outro passámos a ter quase (e apenas) teletrabalho.  Foi uma mudança brusca. Sem preparação e sem termos qualquer outra hipótese.

Num passado recente a informação que passávamos era compreendida pelo seu tom, pela linguagem corporal e expressão facial. Tudo isto se perde no email.

Temos então que tentar transpor para o email o modo como nos relacionávamos ao vivo com os nossos interlocutores.  Se este é sério, vamos usar as maiúsculas e minúsculas. Se a conversa pode ser mais informal, usarei também uns smiles ou memos.

Para além do Slack, que eu já usei, tem: Blizz, Teams, G-Suite, Miro, Samepage...entre outros

João Paulo Marques
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#5 – Reuniões conclusivas

JPM Consultores / Reuniões conclusivas

#5 – Reuniões conclusivas

Por cá há o hábito das reuniões por tudo e por nada; das comissões de estudo e mais o diabo a 4.

Tenha, por regra, tornar as suas reuniões conclusivas.

Um pequeno guia para o efeito:

a)       Vá com objectivos claros a serem discutidos na reunião

b)      Comunique de forma clara, sem ambiguidades

c)       Estabeleça alturas de avaliação para medir o progresso das tarefas

d)      Esteja disponível para que o processo não pare

e)      Esteja em cima do assunto. O facto de haver tarefas atribuídas não quer dizer que estejam a ser feitas

f)        Prepare e divulgue previamente documentação para a reunião seguinte

Num passado passado, o director de uma grande agência de publicidade na nossa praça marcou-me uma reunião para as 8 e 30. A essa hora a agência nem sequer tinha aberto. Lá tive que esperar mais de 30m para que a porta abrisse e falasse com ele. Não sai do hall de entrada e nem me sentei.

Fala-se pouco. Fala-se o necessário.

 Escrever sobre reuniões é um never ending story

João Paulo Marques
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#4 - Espaços alternativos para trabalhar

Concentração

#4 – Espaços alternativos para trabalhar

Há trabalhos que requerem mais concentração e outros que exigem menos. Há profissionais que se concentram melhor e outros que longe disso.

Há alturas em que é imprescindível estarmos concentrados e o ruído visual, os outros a passarem à frente, a entrarem e saírem do escritório…tudo a passar no nosso campo de visão, pode atrapalhar o nosso trabalho criativo ou crítico.

Se o seu lugar habitual de trabalho não lhe permite ter a concentração necessária, mude de espaço. 

Peça tempo para trabalhar em casa, mude para a sala de reuniões ou recorra a um espaço onde se 

concentre. 

João Paulo Marques
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#3 – Agenda Tétris - Gestão do tempo

Agenda Tétris / JPM

#3 – Agenda Tétris

O dia-a-dia por si só já é corrido. Se ainda juntarmos uma agenda tipo Tétris e permitirmos que as reuniões possam ser marcadas, sem qualquer critério ou autorização no nosso calendário, seremos como que uma barata tonta.

O andar sistematicamente em reuniões por Skype (eu também uso o https://whereby.com/) e voltar ao trabalho de secretária, e voltar ao Skype e novamente à secretária, vai fazer com que não nos concentremos 100% no que estamos a fazer, sobretudo no trabalho de secretária.

Tente, por isto, bloquear o seu calendário, marcando períodos em que terceiros dificilmente possam ter acesso pra lhe marcar compromissos.

Assim ficará com janelas temporais para reuniões (tente que sejam pelo Skype) e para os outros trabalhos que sempre terá de ter.  Ganha assim tempo, os outros ganham tempo….aumentará a sua produtividade, a produtividade de todos.

João Paulo Marques
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#1 - Coloque o seu telemóvel a viajar, não de distraia - Gestão de tempo

Modo Avião / Gestão de Tempo

Já não bastam as idas ao Instagram, Facebook e Linkedin para nos autointerrompermos , temos também de lidar com telemóveis, telefonemas e e-mails.

O telemóvel (bem como o seu e-mail) são dos maiores consumidores de tempo.

O modo avião limita as suas interrupções. Se se sentir confrangido ou ansioso, pode sempre libertar alguns números desta proibição.

Optimize o seu tempo.

João Paulo Marques

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