Em todas as reuniões de trabalho e em todos os diálogos presenciais que temos, existe pelo menos, a partilha de informações e emoções.
Stand up meeting é uma breve reunião realizada de pé, com grande regularidade ou mesmo diariamente. Normalmente o horário escolhido passa por ser o da manhã cedo, ao abrir do escritório. Estas podem ser realizadas na sala do café ou em algum lugar em que não se possam levar os portáteis ou ser interrompidos por telefones.
Algumas questões devem ser auto-colocadas pelos intervenientes nas reuniões, sejam elas de que tipo forem:
- O que fez desde a última reunião?
- O que vai ainda fazer até à próxima reunião?
- O que o tem impedido de ser mais produtivo?
Ao conseguir ter respostas a estas perguntas verá que as reuniões, muitas vezes consideradas uma perda de tempo, serão mais produtivas. Estamos todos cientes que existem custos em convocar reuniões (tempo que demoram, preparação prévia, alterações de rotina, deslocações, etc.) Estes custos são ainda mais empolados se forem improdutivas.
Há um custo psicológico que é considerado para todas as reuniões. Elas são, muitas vezes, consideradas uma perda de tempo. Também, pelo facto de serem extremamente hierarquizadas e haver alguns participantes que as usam para se pavonearem, acabam por ser inconclusivas.
Apresento-vos 12 Razões para termos / fazermos reuniões de pé
1. Criam massa crítica » Ao partilharmos problemas que temos a resolver com os nossos colegas conseguimos ter todos eles a pensarem para nós. Os nossos Clientes ganham assim uma equipa de consultores mais alargada.
2. Criam unidade da equipa » Quando existem muitos grupos de trabalho, torna-se difícil saber o que todos andam a fazer. Estas reuniões permitem que todos saibam o que se anda a fazer. Este conhecimento do histórico dos casos resolvidos e a resolver pela Organização oferece aos colaboradores guias mentais de referência para a resolução de problemas futuros.
3. Plano de trabalhos » Pelo facto das reuniões serem diárias ou quase poder-se-á colocar temas / problemas para poderem ser resolvidos no dia seguinte. Ao serem anotadas, se possível, num quadro, ficaremos com um plano de trabalhos e poderemos priorizar a ordem de trabalhos. São assim extremamente focadas.
4. São económicas » pelo facto de serem rápidas (não mais de 15m; muitas vezes não chegam a 5m), e não necessitarem de condições especiais, tornam-as extremamente económicas. No entanto, para que isto aconteça é necessário que quaisquer elementos perturbadores da reunião sejam deixados de fora (telemóveis, portáteis, etc.).
5. Facilitam o aprendizado » A troca de experiências que se proporciona, onde todos participam, é uma forma de aprendizado. São expostas as novas soluções, os erros cometidos, as questões e objecções colocadas pelos Clientes. É também uma ocasião para podermos conhecer o que a concorrência anda a "aprontar".
6. Horários adequados » Convém que sejam marcadas ao início do dia de trabalho. É uma maneira de colocar os "motores a aquecer" de um modo muito informal. Obviamente, pela sua curta duração, é imprescindível que comece a horas, com todos presentes. Sempre que existam colaboradores que trabalhem remotamente ou, por qualquer razão, não possam estar presentes fisicamente, podem participar nelas usando o manancial de tecnologias que temos hoje à nossa disposição. Outra solução é fazê-las perto da hora de almoço. A fome pode apelar que os intervenientes tenham capacidade de síntese.
7. Reúnem diferentes participantes » Devem participar todos que, directa ou indirectamente, trabalham para a criação de valor para a Empresa. É um excelente meio de apresentar os novos elementos da equipa, por se tratar de encontros muito informais. Igualmente, Clientes que procurem soluções dentro da nossa Organização, podem participar. Com esta medida tornaremos os nossos Clientes mais próximos da nossa Empresa e estes perceberão que colocamos toda a nossa estrutura a solucionar os seus problemas. Ficaremos todos com a ideia que somos Parceiros.
8. Estimulam a colaboração » Pela sua informalidade e todos perceberem que é um "palco" onde podem buscar soluções, são todos os intervenientes.
9. Promovem a rapidez na implementação de medidas » Pelo facto de diariamente haver esta troca de informações "just in time", as Organizações ganham velocidade de resposta para se ajustarem e implementarem novas soluções, a redefinirem as suas medidas tácticas.
10. Favorecem a criatividade » Estas curtas reuniões, pela sua informalidade, são um espaço natural para se criarem alicerces para a Organização inovar.
11. Criam novas formas de diálogo / espontaneidade » Pelo facto de serem informais, os colaboradores mais reservados adquirem prática a se dirigirem a terceiros. Preparam-se assim a terem uma actividade comercial directa ou indirecta mais presente e profícua.
12. Deixo esta para pensarem em mais vantagens.
Para que tudo acima referido funcione, há alguns pressupostos que devem ser cumpridos:
1. Faça gestão das pessoas faladoras; interpele as que falam menos;
2. Encoraje a brevidade;
3. Não deixe que se fuja dos temas propostos. Caso seja apresentado um tema interessante, agende-o para uma próxima vez ou marque uma conversa posterior;
4. Proíba telemóveis, telefones, pc´s;
5. Seja rigoroso no horário de começo;
6. Não faça uma ata exagerada. Deixe apenas escrito as decisões tomadas e quem faz o quê.
Estas stand up meetings fazem-me lembrar, pelo mau sentido, duas pessoas que passaram pelo meu percurso profissional. Tudo o que faziam era stand up, sobretudo, reprimendas com ou sem razão. Usavam o open space de trabalho para criticar qualquer um (e ao ouvido de todos). A diferença entre as duas (personagens) centrava-se no vocabulário usado. Talvez a razão estivesse no facto de serem de géneros opostos. Claro que, em ambos os casos, a partilha de informações e emoções, o corrigir em vez do agredir, era algo que não praticavam, que desconheciam. Os reflexos para o ambiente criado era visível ou desvisível (se assim se pode dizer).
Acabo com a história de uma stand up meeting muito pouco ortodoxa que eu provoquei. Encontrava-me no Largo do Rato, no meu carro, e pára ao meu lado uma viatura, bem identificada, de uma agência de publicidade. Com os semáforos em vermelho saio do meu carro e entrego-lhe uma brochura com o meu cartão e pergunto-lhe o nome. No dia seguinte ligo para essa Empresa, pergunto pelo meu contacto da véspera, e explico melhor o que fazemos. A porta abriu-se. Os trabalhos vão chegar.
O que pretendo deixar aqui escrito, é que todos (ou quase todos) os locais são propícios para estabelecermos contactos comerciais. Basta haver vontade, um pouco de coragem e ousadia.
João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
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