PRODUTIVIDADE – Formas de a aumentar
"Não estimo muito o homem que não é mais sábio hoje do que foi ontem. " Abraham Lincoln
Key words: Produtividade, Gestão, Tempo, Recursos, Optimização
“A Produtividade é basicamente definida como a relação entre a produção e os factores de produção utilizados. A produção é definida como os bens produzidos (quantidade de produtos produzidos). Os factores de produção são definidos como sejam pessoas, máquinas, materiais e outros. Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida por factores utilizados maior é a produtividade.” Comecei, para não haver dúvidas, com a definição da Wikipédia.
É reconhecida alguma da nossa falta de produtividade. Não que a mesma seja devido à falta de esforço ou ausência de dedicação, mas sim ao resultado de não saber como fazer e de algum relaxamento que existe no que diz respeito ao cumprimento de prazos e de assumir responsabilidades. Alguns destes problemas, atitudes, seriam resolvidos com uma melhor Direcção e / ou com um ensino mais qualificado. Claro que estas soluções são duas, entre muitas a poderem ser tomadas.
Há casos clássicos de perca de produtividade. Claro que não se pretende impedir que colegas de trabalho convivam, mas:
• - há sempre uns que estão dispostos a tomar mais um café,
• - a ir fumar mais um cigarro,
• - a ler e reler os jornais,
• - a distrair-se (e a puxar) com a conversa dos outros,
• - para não falar de tempo excessivo investido na internet.
Nestes casos não são só eles que diminuem a produtividade. São também os participantes do “encontro” que reduzem a sua produtividade.
Sugiro agora alguns comportamentos a ter (ou a seguir) para melhorar a sua produtividade (e a dos outros):
1 - Cumpra horários
Não só nas reuniões, mas chegue um pouco mais cedo, e aproveite o facto de nos inícios da manhã, muitas vezes, consegue-se despachar assuntos pendentes da véspera ou organizar a agenda do dia.
Oiço frequentemente: “Para quê chegar às 9h, quando ninguém está ainda a trabalhar”. Como se a preparação do trabalho que temos que desenvolver dependesse da presença de terceiros. Como se não houvesse assuntos pendentes da véspera.
Os 5 minutos que podemos usar para chegar mais cedo às reuniões permitir-nos-á recapitular o que pretende da reunião e não ficar nervoso por um eventual atraso.
Infelizmente, existe alguma (lusa) incapacidade inata de cumprir horários profissionais.
2 – Divida um projecto grande em diversos pequenos e com deadlines
Um grande projecto pode parecer-lhe impossível de ser concretizado. Mas a sua divisão em alguns pequenos projectos permite-lhe priorizar etapas, alocar melhor os recursos, gerir adequadamente o tempo e entusiasmar-se com cada etapa vencida.
Ninguém começa por querer correr a maratona. Eu, após vários anos de inactividade física, interrompida por períodos de inactividade forçada, mas com algumas idas esporádicas à piscina ou passeios de bike, recomecei a fazer desporto regularmente em Janeiro. Não me vou propor a correr uma maratona, mas, quem sabe, em Dezembro, entro numa São Silvestre (e no estrangeiro).
3 – Escrever uma “To Do List”
É sabida a dificuldade de priorizar mais de 7 hipóteses (5 +/- duas hipóteses). O facto de as passarmos a escrito ajuda-nos a hierarquizá-las, a organizarmo-nos, a limpar as listas antigas de tarefas a desenvolver. Evitamos assim de arrastar tarefas de lista em lista.
Quando escrevemos o que queremos fazer, temos que pensar nas tarefas. O facto de as reduzir a escrito faz com que estabeleçamos um compromisso com as mesmas (e conosco).
Quantas listas já fez? Quantas listas já desfez por incumprimento?
4 - Delegue
Delegue internamente tarefas que outros, eventualmente menos qualificados ou preparados para o efeito, podem executar.
Porque perder tempo a “carregar” valores de um balanço para uma folha de cálculo quando um júnior o pode fazer por si, eventualmente de forma mais rápida, e ficar contente de o fazer?
Delegue / subcontrate externamente tarefas que não lhe tragam valor acrescentado, nomeadamente, contabilidades, estafetas e outras actividades em que não se sinta vocacionado para executar.
5 – Emails e telefonemas
Não se sinta na obrigação de estar sempre a ver a caixa de emails. Pode também parametrizar a mesma e só receber correio quando carregar numa tecla específica. Assim não se distrai com as sucessivas entradas de correio.
Se você tiver algo muito, muito, muito urgente vai mandar um email ou liga pelo telefone? Há também mensagens de determinados emissores que aparecem sempre com o sinal de urgente. Dê-lhes a atenção que a sua experiência no contacto com eles lhe indica que deve dar.
No caso dos telefonemas, pode resguardar-se durante algum tempo e não receber telefonemas.
Imagine o tempo de concentração que consegue obter se se desligar do email e do telefone durante algum tempo.
6 – Shortcuts / Macros
Muitos de nós não gostam de ler os manuais de instrução. Mas o tempo que se pode ganhar e a melhoria de performance que se pode obter na utilização dos aparelhos após a leitura dos mesmos?
Muitos dos Softwares informáticos, para não dizer todos, têm múltiplos shortcuts que nos ajudam a ganhar tempo e a melhorar o nosso trabalho. Infelizmente, os manuais raramente são lidos ou são vistos pelos produtores como material importante.
Lembra-se dos F´s do seu teclado? Há muitos mais...
7 – Aposte na formação / Despenda tempo a formar pessoas
Todos nós já fomos juniores, estagiários, novatos. Todos nós já tivemos de aprender. Espero que assim se mantenha (falo por mim e por muitos), ir aprendendo e aqui o gerúndio parece-me bem apropriado.
Dedique tempo (seu e dos mais velhos) a receber os que começam. Este tempo vai ser precioso para perceber as capacidades dos mais novos (e as suas lacunas). Conseguirá assim também passar-lhe a Cultura Organizacional, essencial para o sucesso da sua integração.
Se verificar que os estagiários (e não só) fazem sistematicamente as mesmas perguntas (interrompendo o seu dia-a-dia), talvez não os tenha treinado bem ou não lhes tenha dado os materiais de consulta adequados.
Muitas vezes estas questões podem ser facilmente respondidas com um bom manual e instruções (escritas) bem claras.
Igualmente, quando um número razoável de Clientes ligam para a Empresa colocando a mesma pergunta ou semelhante, porque não a responder pelo SAC (Serviço de Apoio ao Cliente). Poupa o seu tempo e torna mais confortável a vida ao Cliente.
Quantas empresas conhece que fazem um uso desajustado (ou mesmo inexistente) do seu site ou descuram a formação dos seus juniores?
8 - 60 segundos / Copo de água
Qualquer resposta que tenha que dar comporta, pelo menos, 60 segundos para poder pensar. Se tem dúvidas, analise novamente os dados. Será que está a esquecer-se de algo? Dar respostas emotivas não costuma ser o modo de conseguir os melhores resultados. Se quer ganhar algum tempo para si, nas reuniões tenha sempre uma garrafa de água e um copo. O tempo que a demora a abrir e a beber água....permite-lhe pensar e observar o seu "opositor".
9 - Procrastinação
Acabe com ela. Se tem dificuldade em desenvolver um tipo de tarefa, ataque-a logo de manhã. Se a deixar para o final do dia, talvez a leve para o dia seguinte. O adiar da resolução de problemas só vai dar-lhe mais uma tarefa para o dia seguinte.
10 - Atitude / Comportamento
O ser pro-activo, o antecipar os problemas, o falar menos (não perdendo a clareza), o ouvir mais, o escrever em vez de memorizar ...vai melhorar a sua produtividade.
11 - Metas
Comprometa-se com as metas. O trabalho feito em equipa trará sinergias e espírito de grupo e estes dois factores são essenciais para o sucesso. Se achar que tem que dividir essas metas em submetas, faça-o.
Recentemente li uma história de um escritor espanhol de cujo nome não me recordo. Ele tinha sido sempre um "não desportista praticante". Eis que lhe foi recomendado a prática regular de desporto. Começou a querer correr, não conseguiu. Tentou novamente e acabava logo ali. Propôs-se a correr todos os dias. Começava por um minuto dia. Quando viu que conseguia correr esse minuto por dia sem desfalecer, delineou um plano. Todos os dias correria e incrementaria 30 segundos à corrida da véspera. Rapidamente chegou aos 20 minutos diários por espanto dos seus amigos.
12 - Hora do fala sozinho
Não fale sozinho; não faça as coisas sozinho; não queira decidir tudo sozinho; você não está sozinho.
(nome retirado do programa do Hora do Brasil, obrigatório ainda na rádio brasileira. Nos anos 60 relatava, em laia de propaganda, as medidas do governo de Estado Novo implementava).
Para aumentar / melhorar a sua produtividade não precisa de o fazer apenas amanhã. Comece hoje. Acredito que estas dicas podem-lhe trazer alguma ajuda ou algumas ideias novas.
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João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
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