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quarta-feira, 6 de julho de 2011

CORREIO ELECTRÓNICO - Como o utilizar

CORREIO ELECTRÓNICO - Como o utilizar


                                                                                                                                                           KISS - Keep it simply stupid

Keywords: Correio electrónico, actividade comercial, gestão do tempo


O Correio Electrónico é uma ferramenta de trabalho e socialização imprescindível nos tempos que correm. É rápido, é gratuito ou quase e consegue ser praticamente universal. Como uma ferramenta tão boa pode ser tão mal usada e chegar a ser até inconveniente.

Seguem algumas dicas que podem melhorar a Eficácia na sua utilização.



1 – Seja correcto no assunto que coloca

Assim será mais fácil retomar assuntos passados e fará com que as suas mensagens não sejam confundidas com lixo ou outros assuntos.


2 – Seja correcto no que escreve

Uma mensagem de correio electrónico é uma carta. Com inúmeras vantagens. Tem uma "secretária" por trás que o ajuda a corrigir os seus erros. Torne simples a leitura dos seus correios electrónico. Sobretudo, nas respostas profissionais, não use “animações”.


3 - Respostas

Para não haver dúvidas na resposta que está a dar, mantenha o texto ao qual está a responder.


4 – Não use maiúsculas (a torto e direito)

A utilização maioritariamente de maiúsculas torna a leitura mais difícil e pode transparecer que você está a gritar (ou a querer fazê-lo).

Não abuse também dos sublinhados, dos itálicos ou de outras grafias ou sinaléticas.


5 - Simplicidade

Seja simples e conciso na resposta / na pergunta. Pretende-se que a resposta / pergunta seja de leitura rápida e sem rodeios.


6 - Anexos

Muitas vezes, não temos a noção do peso dos ficheiros que enviamos e da dificuldade que o receptor tem em fazer o respectivo upload. Se juntarmos ainda que emails com ficheiros anexos, nos podem cheirar a vírus... Por isso, evite anexos desnecessários e saiba se o receptor gosta ou não de os receber

Várias vezes recebo anexos de tal maneira pesados que quase bloqueiam o meu computador. Perguntem-me se os leio e se fico satisfeito.

Hoje em dia existem softwares que permitem o envio de ficheiros pesados de forma muito simples.


7 - Uso de múltiplos CC

O facto de aparecer em CC não obriga a que se tome qualquer atitude. É apenas visto como uma mera informação. E valerá a pena estar a informar o sucedido a terceiros? Use o CC apenas se necessário!


8 - Longas listas de endereços

Quanto mais destinatários tiver a sua mensagem, maior é a probabilidade de não ser lida e ser confundida como spam. Quando enviar mensagem para vários destinatários, sobretudo as profissionais, pense se não será melhor usar o BCC (ocultação de destinatários).

Várias vezes recebo pedidos de orçamentos ou informações mais genéricas com extensas listas de destinatários. Fico assim a saber quem é a minha concorrência e outras informações, muitas vezes preciosas e que me chegam de forma gratuita.

Não deixo, no entanto, de referir que o uso na mesma mensagem do BCC e do CC pode causar algum mal estar.


9 - Respeite os destinatários do seu correio

Várias vezes recebo pedidos de orçamento em que a resposta tem a máxima urgência. Várias vezes percebo que são quase sempre os mesmos que me pedem sempre com urgência. Será mesmo necessária uma resposta tão rápida?


10 - Uso de Grupos

Não dispare indiscriminadamente os seus emails utilizando os seus Grupos. Pode cansar os seus destinatários.


11 - Tempo de resposta

Tente ser o mais célere possível na sua resposta. Se o seu site diz que responde no prazo X, faça por o cumprir. Se vê que não consegue em algum caso específico, envie uma resposta estipulando uma nova data.


12 - Anedotas e Piadas

Não faça forward destas. É bem provável que a sua lista de amigos já a tenha recebido ou as venha a receber.

E há tanta piada com tão mau gosto.


13 - Assinatura

Use uma assinatura o mais completa possível. Se quer ser achado, dê meios para que o possam fazer.

Eis a minha pessoal:

João Paulo Marques - meu nome
Business Developer - o que faço
mobile: +351 91 30 40 984 / +351 967 156 803 - contactos
Skype: joaomarques64 - contacto
http://pt.linkedin.com/in/joaopmarques - o que sou
http://jpmarques.blogspot.com/ - o que sou e o que vou fazendo
@joaodavespa - contactos
Think before you print - postura

Quem me quiser achar, facilmente o conseguirá.


14 - Apresentação / texto

Tenha cuidado com o que repassa. Várias vezes recebo pedidos de orçamento provenientes de várias empresas. Os textos vêm iguais, com as mesmas fontes, com os mesmos erros e com as mesmas inconsistências. Torna-se fácil para quem os recebe perceber que são pedidos idênticos e, eventualmente, identificar a origem e assim criar um preço preferencial.

Mascare os seus pedidos. Não digo para não passar a informação, mas não seja preguiçoso com o seu trabalho. Critique os pedidos de terceiros antes de os repassar.


15 - Assunto (simplicidade)

Em contactos, com os quais tenho à-vontade, coloco apenas no assunto o que quero transmitir. Quase como se fosse um SMS. Leitura rápida o que leva a uma resposta mais rápida.


16 - Pré-teste

Quando resolver produzir um mailing, envie essa informação para o seu email. Verá assim como sairá aos outros. Igualmente, para saber se o seu computador está realmente com rede, proceda da mesma maneira. O resultado é mais rápido e não incomoda ninguém.


17 – Uma boa organização / Uso de ferramentas que nos são disponibilizadas

Um bom uso das ferramentas e sinalética que o correio electrónico proporciona permite uma melhor gestão das mensagens e a consequente optimização do tempo.


18 - Mensagens para os mais novos

Seja cuidadoso como escreve. Em mensagens para os mais novos escreva em português. Sem erros. Sem abreviaturas. Eles estão a aprender consigo.

PS: Mantenho uma amizade séria e genuína com uma criança de 10 anos, a Aninha. Não tenho dúvidas que aprendemos os dois. Orgulho-me disso.


19 - Alertas

A sua mensagem numa primeira instância será lida pela pessoa (s) a quem a dirigiu, mas depois sabe-se lá por quem mais.



É comum hoje em dia entender que o simples envio de um email despoleta algum procedimento ou encerra algum assunto. Nada mais errado. Um email apenas facilita a nossa vida profissional.

Se tiver algo importante a resolver, ou ligue telefonicamente ou apareça fisicamente. Resolva os assuntos mais complicados como se estivesse no século XX. Ou seja, APAREÇA.

Talvez uma ideia para ser usada, não só nos emails: "Esta (carta) saiu longa porque não tive tempo de fazer uma curta." (Blaise Pascal)





João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
joaodavespa@hotmail.com; Skype: joaomarques64
Http://www.linkedin.com/in/joaopmarques;
http://jpmarques.blogspot.com/
@joaodavespa
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