2 – Como preparar a visita

2 – Como preparar a visita


Keywords: Vendas, Reunião, Clientes, Fornecedores

Ir por ir a uma reunião é uma perda de tempo. Para si e, sobretudo, para o Cliente. Quem quererá ter uma nova reunião improdutiva? O seu Cliente de certeza que não.

Por isso, a preparação de uma reunião passa por várias etapas. Eis algumas.


A) Saber com quem vamos ter a reunião.

No que diz respeto à pessoa que se vai reunir conosco, há a necessidade de identificar o cargo que possui, a sua localização no organograma da Organização, os seus gostos, o poder que possui para decidir e todas as informações que conseguir encontrar.

De certeza que o leitor anda pelas medias sociais. Faça uma pesquisa pelo nome da pessoa a visitar. Veja quem ele é. Quem sabe se haverá pontos de contacto entre ambos. Faculdade, desporto, amigos, interesses ou mesmo assuntos que deverá evitar.


B) Pense no que o levou a contactar esse Cliente.


Uma reunião, independentemente de ser ou não a primeira, não é necessariamente um encontro com um objectivo único, a Venda. Em muitos casos, o que nos levou à marcação da reunião foi apenas e só a apresentação dos nossos serviços (claro, pensando em fazer negócio no futuro).

Noutros casos, mesmo sendo uma primeira conversa, há um assunto bem definido e que pode ser um determinado projecto. Recentemente vi que uma Organização iria participar em alguns eventos internacionais e que as soluções que eu vendo se ajustavam a esses propósitos. Havia uma solução que eu tinha que "casava" bem com o que o Cliente podia vir a necessitar.

O facto de perceber o que me levou ao Cliente, ajudou-me a ter uma reunião mais objectiva e a antecipar, mentalmente, a reunião.

Lembro-me de um treinador de futebol de renome a referir-se a um jogador também de grande valor, Ricardo Gomes (eu, para que fique claro, sou do Sporting). O primeiro dizia: “O Ricardo tem centenas de jogadas na cabeça; só tem que tentar antecipar qual a que vai ser utilizada. Por ele ou pelo adversário.

Não custa nada tentar visualizar /antecipar o que vai ser feito. Mais que não seja, antecipa uma possível resposta.

Não deixe de se certificar que o tempo que pediu ao seu Cliente é valorizado por ele.


C) Porque o Cliente o contactou.

Algumas vezes é o Cliente que inicia o contacto. Talvez nestes tempos, em que a WWW é omnipresente, esta situação seja cada vez mais verdadeira. Aproveite o facto do Cliente entrar em contacto consigo. Saiba como ele chegou a si e aproveite para apresentar / vender, não só o serviço que o levou a si, mas outros. Faça “cross selling” e “up – selling”. Para este último talvez possa ver (http://jpmarques.blogspot.com/2011/02/upselling-pratique-incentive.html).

É importante saber como o Cliente chegou a si. Pode descobrir um canal que não suspeitava ou que se encontra mal trabalhado. Se o foi através de um Cliente / Amigo, agradeça-lhe e tente retribuir.

Já tive Clientes que me apareceram por recomendação de outros, vindos de amigos, das medias socias e, quase me apetece dizer, “do nada”.

Por isso, é importante que tudo o que “apareça” sobre a sua empresa em medias sociais, jornais, revistas, etc, apareça de forma correcta e clara.


D) O que é importante para o Cliente.

Os Clientes são todos diferentes. Lugar comum, mas é assim. Há serviços que são mais valorizados por uns e menos por outros. Tente saber quais os serviços / produtos que o seu Cliente mais valoriza e veja, dentro das valências, se lhe pode proporcionar este acréscimo de “serviço”. Não deixe de vincar junto do Cliente tudo o que de bom sabe fazer, sobretudo, o que é apreciado por ele. Faça com que ele não fique com dúvidas.

Tive um Cliente que gostava sempre de receber as cópias das facturas por email. Nós duplicávamos o envio: correio e e-mail. Não era hábito na empresa onde trabalhava e na maioria dos Clientes pedirem cópia por email. Após os primeiros envios duplos, que não nos tomavam muito tempo, perguntei o porquê do email. Resposta: tentamos reduzir o papel a ZERO.

Pedido fácil de satisfazer e, ainda por cima, com ganhos evidentes para nós. O que aconteceu posteriormente? Em regra, todos os Clientes acompanhados por mim passaram a receber a cópia pela internet e, alguns deles, optaram por não receber o “papel”.


E) Tempo da reunião

O nível de atenção do ser humano tem limites. Faz-me pensar como seria possivel que os longos discursos de Fidel e de alguns partidos comunistas (e não só) conseguiam ter os filiados e simpatizantes atentos e focados no discurso.

Acrescento ainda que reunião sem hora para começar e terminar não costuma ser boa “prática”. Todos temos outras tarefas que não seja a permanência / assistência a reuniões. Aliás, há quem as evite. A capacidade humana de assimilação é limitada e tende a degradar-se com o tempo (e com a falta de interesse da matéria que está a ser comunicada).

O tempo das reuniões depende do que iremos falar / apresentar. Apresentar a nossa Empresa é diferente de explicar um projecto. Receber um briefing não é a mesma coisa do que resolver algum problema ou dar continuidade a algo que já venha a ser trabalhado.

Por isso, é importante não exceder o tempo que a paciência dos seus interlocutores possuem.


F) Horário da reunião

Eu, pessoalmente, gosto de as ter no início ou no final dos períodos de trabalho. A minha preferência vai mesmo para os inícios. Assim, apanho as pessoas bem dispostas e descansadas ( e eu também).

Reuniões a meio do dia tomam-me mais tempo e podem interferir com as rotinas diárias dos meus interlocutores.

Na marcação das mesmas sugira o horário que mais lhe convém, mas não faça desta sugestão um constrangimento para o seu interlocutor. Afinal, é você que quer a reunião e não o seu Cliente.

Já tive o mais variado tipo de experiências nas minhas reuniões. Desde uma que foi marcada para o início da tarde e em que os interlocutores estavam “particularmente animados”, a reuniões que começaram antes do almoço e, devido ao interesse e boa conversa, a reunião continuou na mesa do almoço. Lembro-me até um produtor gráfico que gostava de aprovar trabalhos perto da hora de almoço (sabe-se lá porquê).

G) Last & Last

Na véspera não deixe de confirmar a reunião e, se for caso disso, ter sala reservada na sua empresa. Se a mesma acontecer no Cliente, confirmar a existência dos aparelhos que necessita (ex: datashow).


João Paulo Marques

O tempo não pára, não pare você também.
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  http://jpmarques.blogspot.com/
joaodavespa@hotmail.com
@joaodavespa

1 - Pontos a levar em linha de conta ao preparar uma visita a um Cliente

1 - Pontos a levar em linha de conta ao  preparar uma visita a um Cliente

Keywords: Vendas, Reunião, Clientes, Fornecedores

Cada vez mais, parece ser mais difícil marcar reuniões. Porquê? 

Na óptica do Cliente temos: vida corrida, pouca ou má gestão do tempo, reuniões mais do mesmo, vendedores mal preparados, escassa delegação dada a outros colaboradores, falta de curiosidade sobre o que se faz, entre outros itens

Na óptica do Vendedor ou, mellhor, do Prestador de Serviços, temos: vida corrida, pouca ou má gestão do tempo, reuniões  mais do mesmo,  Clientes sem capacidade de tomada  de decisão, escassa delegação dada a outros colaboradores e falta de curiosidade de saber o que se faz no mercado.

Corrigi o termo Vendedor para Prestador de  Serviços porque todos nós, em algum momento do dia, somos  Vendedores. Vendedores disto, daquilo, da nossa imagem, do nosso empenho.

Há, no entanto, alguns itens que podem / têm de ser preparados antempadamente antes de cada reunião:

·         Participantes

·         Local

·         Hora / Horário

Participantes – Verifique se quem vai estar na reunião lhe interessa. Quantas pessoas vão estar. Se têm poder de decisão.

Poderá ser útil mudar a data da reunião para poder reunir uma plateia mais condizente com o assunto que vai apresentar.

Não é a primeira vez que me surgem interlocutores que nada têm a ver com o assunto que estou a apresentar ou que intervalam a minha apresentação com vagos huns, huns em que tenho a nítida sensação que nada irá acontecer no futuro (visto que nada está a acontecer no momento).

Uma reunião com interlocutores desqualificados pode hipotecar uma nova reunião a sério. Por que razão lhe vão dar uma nova oportunidade de se reunir se na primeira vez nada se passou?

Local – Não só a confirmação do local físico da reunião, como também se nas nossas instalações, ou nas do Cliente, será o local adquado para a reunião.

O facto de se deslocar ao  escritório do Cliente poderá ficar com uma ideia mais precisa de como ele é (potencial, dimensão, etc). Pode começar a fazer uma avaliação do potencial de negócio.  Igualmente, quando se desloca ao seu Cliente,  poderá  encontrar nessa organização contactos já conhecidos ou o seu interlocutor poderá chamar outros potenciais interessados.  Não é a primeira vez que me deparo com amigos e conhecidos  que não sabia estarem a trabalhar em determinadas Organizações.

Não deixe, no entanto, de pensar em “jogar em casa”, isto é, fazer a reunião nas suas próprias instalações. Poupa tempo e pode mostrar mais do que “você é”.

Também, quando se desloca às instalações dos Clientes, pode tomar nota de possíveis novos Clientes que possam estar nesse edifício. Pode retirar informações das pessoas com quem pode vir a falar ou deixar o seu contacto / apresentação, para futuros negócios.  Em regra, as recepções, podem ser uma excelente ajuda neste aspecto.

Faz algum tempo, ao  sair de uma reunião, vejo alguém também a sair de uma agência de design que ficava na porta em frente. O meu foco, nesse tempo,  eram  gabinetes de design. Aproveitei o facto de nos encontrarmos no mesmo elevador e "meti" conversa. Nesse momento ganhei dois Clientes. A pessoa que ia no elevador estava de saída dessa agência. Fiquei com o contacto dele no seu novo projecto e indicou-me com quem falar no seu trabalho presente.

Confirme a reunião, o seu horário e certifique-se que tem a morada correcta e os telefones do Cliente. 

Hora / Horário  - Há reuniões que podem ser mais eficazes depois da concorrência ir; outras, não.

A)     Não tente forçar um determinado horário  com o seu Cliente. Não deixe, no entanto,  de

propor um que lhe seja favorável a si.  Afinal, é você que quer mostrar serviço e tem que se sujeitar.

Há já bastante tempo, no início de um projecto profissional em que estive, foi-me dada uma lista de pessoas a contactar. Estavam vários tipos de contactos:  novos contactos, contactos a retomar e contactos que não gostavam de nós ou tinham preferências por outros fornecedores. Foi este último caso que relato.

Marcou-me uma reunião  para as 8h da manhã. Pensava que eu colocava algumas objecções. Enganou-se. Cheguei antes das 8; ele, depois das 8 e 15. A agência encontrava-se ainda  fechada. Reunimos num café. Situação desconfortável para os dois (eu acho). No entanto, o resultado, talvez por alguma vergonha do meu (novo) Cliente, resultou primeiro em alguns orçamentos e num reduzido, mas lucrativo,  volume de trabalho posteriormente.
 

B)      Confirme os horários. Marquei várias reuniões com interlocutores no estrangeiro, com fusos horários diferentes. A confirmação foi feita pelo outlook. Mas este não fez a aritmética dos fusos e chegou a dar alguma confusão, entenda-se, troca de horários.

A confirmação dos pontos acima indicados pode fazer com que a sua reunião possa começar bem e ser ponto de partida para a sua estratégia.

João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
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@joaodavespa

10 Mandamentos de um mau gestor

10 Mandamentos de um mau gestor (de André Acioli)

1.    Odeie pessoas – quanto mais você detestar pessoas, maior será a sua chance. Esta é a principal regra!
PS: Há pessoas que não gostam de Pessoas.  Não falo de calados e de bichos do mato. Há pessoas que só gostam delas.

2.    Não cumprimente seus funcionários – funcionários não merecem ser cumprimentados. Eles estão ali simplesmente para obedecer você. Pense neles como no cachorro do seu vizinho. Você sabe que existe, não gosta e não faz carinho na cabeça dele.
PS: Trabalhei com um assim. Entrava sempre ofegante. Dirigia um olhar para as costas da última pessoa que estava na sala quando entrava. Saia de fininho. Não me deixou saudades. 

3.    Jamais diga “por favor” ou “obrigado” – estes são temas proibidos no seu vocabulário organizacional. Todos devem fazer porque você manda; é uma ordem! Portanto, não há também motivos para que agradeça por uma tarefa que é obrigação!
PS: Faz-me lembrar as pessoas que entram dos elevadores, quando já vai alguém lá dentro, e nada dizem.

4.    Trabalhe de portas fechadas – não permita o ingresso de qualquer subordinado em sua sala sem agendamento prévio. Funcionário não tem problema! Eles têm que ser capazes de deixar todos os problemas que têm antes de bater o ponto. Se alguns insistirem em dizer que têm problemas, diga simplesmente: “não tenho nada a ver com isso!”.
PS: Eu gosto de trabalhar com silêncio. Mas gosto de saber que há vida lá fora. Pelo menos de quando em quando.

5.    Não divida o sucesso – todo e qualquer sucesso da área é fruto exclusivo da sua capacidade de gerenciar as pessoas que lhe servem! Elogios e reconhecimento cabem somente a gestores. Não os estenda aos funcionários.
PS: Difícil trabalhar em equipa, mas vale a pena. Há vários profissionais que usam e abusam do "eu".

6.    Aceite a sua onisciência – você não erra! Se houver equívocos de sua parte, atribua-os àqueles que lhe são subordinados. Funcionários erram o tempo todo; por isso, um erro a mais ou a menos, não fará qualquer diferença.
PS: Há políticos que afirmam: "Eu nunca me engano e raramente tenho dúvidas.". Há pessoas assim e parecidas.

7.    Não pague almoços – limite-se a pagar, eventualmente, um cafezinho aos subordinados que lhe bajularem. Use-os para mandar recados aos demais funcionários e para saber quais as informações circulam no ambiente da sua área de gestão. Entenda a despesa do cafezinho como um investimento necessário. Se possível, peça reembolso à empresa.
PS: Eu acredito no "dar" ...sei também que um dia mais tarde posso "receber". Estas novas medias são muito dar....e receber.

8.    Não faça avaliações de desempenho ou contrate pesquisa de clima – tudo isso é besteira! O gestor é sempre capaz de falar sobre seus subordinados. Cabe ao gestor dizer se são bons ou maus executores das atividades que lhe são ordenadas e dos recursos de que precisam para tentar ser melhores. Não perca tempo contratando pesquisa para saber o que os funcionários acham de você, da empresa, uns dos outros e de como é o ambiente de trabalho: você já sabe todas as respostas e tem plena consciência de que funcionário reclama de tudo.
PS: A política do "eu sei, eu posso, eu mando"

9.    Mostre-se sempre preocupado – fisionomia tensa afasta pedidos. Quanto mais sério você se mostrar, menos solicitações de aumento, licenças, saídas mais cedo etc., terá. Sua fisionomia tensa deve ser amparada por deslocamentos rápidos e reclamações permanentes de que tem muito a fazer. Não deixe de mencionar isso em todas as oportunidades. Para comprovar, chegue antes de todos e saia pelo menos meia hora após término do expediente.
PS: Semblante de preocupação...

10.    Não perca oportunidades de falar mal da empresa e de todos os superiores, mas lembre-se, ante cada um deles, mostre-se a pessoa mais solícita e subserviente possível. Isso lhe assegurará uma excelente imagem junto à alta administração e eliminará quaisquer riscos de que fofocas de seus subordinados que contestem esta posição venham a ser ouvidas.
PS: Inveja, a galinha do outro é maior do que a minha...

Leverage Your Digital Network

Leverage Your Digital Network (From HBR)

Most managers understand how to use online tools, such as LinkedIn and Facebook, to build their networks. But few use these networks to gather information and wield influence. Here are three things you can do with a strong digital network:

• Test ideas. Test proposals and strategies both inside and outside your organization. Float an idea to see how many "likes" it gets or to direct people to a survey.
• Broker connections. Increase your influence by positioning yourself as a bridge between unconnected groups. Identify potential collaborations and make introductions.
• Get feedback. Good networkers rely on their contacts to give feedback on challenges. Post a message about your struggle and solicit input.

Don't Make These Mistakes at Your New Job

Don't Make These Mistakes at Your New Job (From HBR)

Taking on a new assignment is exciting. But it's not easy. Here are three common mistakes people make when moving to a new job and how to avoid them: Forgetting about the people. Most people start a new job with a plan for success. But you can't forget the people. Know who you will need to rely on to get your work done and focus on building productive relationships with them. Failing to listen. You may be eager to introduce yourself and your plan, but don't dominate conversations. Listen to others so their input can guide you. Relying on old power dynamics. Every organization has a way of operating. Don't assume what worked in your last company will work in the new one. Understand the new dynamics and how to establish your authority.

O que não se deve dizer

Recentemente apanhei estas declarações públicas de um CEO de uma multinacional. Digamos que não parecem ser muito abonatórias para os seus Clientes.

"Temos uma reputação criativa tão extrema, que me frustra um pouco não termos clientes mais fortes", assumiu.

Tempo Vs Dinheiro Vs Marketing

O nosso tempo para as Organizações representa dinheiro.

O Marketing para as Organizações exige tempo e/ ou dinheiro.  Quase redundante, não?

Em tempos de incerteza, para não dizer de crise económica, é certo que escasseia o dinheiro para investimentos e esta “quase greve” que os nossos Clientes têm para conosco deixa-nos tempo (que, na realidade,  não é dinheiro) para investirmos no nosso (nosso mesmo e das Organizações) marketing.

Se esta (nossa) actividade for bem sucedida ...ficaremos, novamente, com menos tempo e mais dinheiro..