STAND UP MEETINGS

STAND UP MEETINGS

Tentativa e erro são mais eficientes que o planeamento. (David Kelley / IDEO)
Em todas as reuniões de trabalho e em todos os diálogos presenciais que temos, existe pelo menos, a partilha de informações e emoções.

Stand up meeting é uma breve reunião realizada de pé, com grande regularidade ou mesmo diariamente. Normalmente o horário escolhido passa por ser o da manhã cedo, ao abrir do escritório. Estas podem ser realizadas na sala do café ou em algum lugar em que não se possam levar os portáteis ou ser interrompidos por telefones.

Algumas questões devem ser auto-colocadas pelos intervenientes nas reuniões, sejam elas de que tipo forem:
- O que fez desde a última reunião?
- O que vai ainda fazer até à próxima reunião?
- O que o tem impedido de ser mais produtivo?

Ao conseguir ter respostas a estas perguntas verá que as reuniões, muitas vezes consideradas uma perda de tempo, serão mais produtivas. Estamos todos cientes que existem custos em convocar reuniões (tempo que demoram, preparação prévia, alterações de rotina, deslocações, etc.) Estes custos são ainda mais empolados se forem improdutivas.

Há um custo psicológico que é considerado para todas as reuniões. Elas são, muitas vezes, consideradas uma perda de tempo. Também, pelo facto de serem extremamente hierarquizadas e haver alguns participantes que as usam para se pavonearem, acabam por ser inconclusivas.

Apresento-vos 12 Razões para termos / fazermos reuniões de pé
1. Criam massa crítica » Ao partilharmos problemas que temos a resolver com os nossos colegas conseguimos ter todos eles a pensarem para nós. Os nossos Clientes ganham assim uma equipa de consultores mais alargada.
2. Criam unidade da equipa » Quando existem muitos grupos de trabalho, torna-se difícil saber o que todos andam a fazer. Estas reuniões permitem que todos saibam o que se anda a fazer. Este conhecimento do histórico dos casos resolvidos e a resolver pela Organização oferece aos colaboradores guias mentais de referência para a resolução de problemas futuros.
3. Plano de trabalhos » Pelo facto das reuniões serem diárias ou quase poder-se-á colocar temas / problemas para poderem ser resolvidos no dia seguinte. Ao serem anotadas, se possível, num quadro, ficaremos com um plano de trabalhos e poderemos priorizar a ordem de trabalhos. São assim extremamente focadas.
4. São económicas » pelo facto de serem rápidas (não mais de 15m; muitas vezes não chegam a 5m), e não necessitarem de condições especiais, tornam-as extremamente económicas. No entanto, para que isto aconteça é necessário que quaisquer elementos perturbadores da reunião sejam deixados de fora (telemóveis, portáteis, etc.).
5. Facilitam o aprendizado » A troca de experiências que se proporciona, onde todos participam, é uma forma de aprendizado. São expostas as novas soluções, os erros cometidos, as questões e objecções colocadas pelos Clientes. É também uma ocasião para podermos conhecer o que a concorrência anda a "aprontar".
6. Horários adequados » Convém que sejam marcadas ao início do dia de trabalho. É uma maneira de colocar os "motores a aquecer" de um modo muito informal. Obviamente, pela sua curta duração, é imprescindível que comece a horas, com todos presentes. Sempre que existam colaboradores que trabalhem remotamente ou, por qualquer razão, não possam estar presentes fisicamente, podem participar nelas usando o manancial de tecnologias que temos hoje à nossa disposição. Outra solução é fazê-las perto da hora de almoço. A fome pode apelar que os intervenientes tenham capacidade de síntese.
7. Reúnem diferentes participantes » Devem participar todos que, directa ou indirectamente, trabalham para a criação de valor para a Empresa. É um excelente meio de apresentar os novos elementos da equipa, por se tratar de encontros muito informais. Igualmente, Clientes que procurem soluções dentro da nossa Organização, podem participar. Com esta medida tornaremos os nossos Clientes mais próximos da nossa Empresa e estes perceberão que colocamos toda a nossa estrutura a solucionar os seus problemas. Ficaremos todos com a ideia que somos Parceiros.
8. Estimulam a colaboração » Pela sua informalidade e todos perceberem que é um "palco" onde podem buscar soluções, são todos os intervenientes.
9. Promovem a rapidez na implementação de medidas » Pelo facto de diariamente haver esta troca de informações "just in time", as Organizações ganham velocidade de resposta para se ajustarem e implementarem novas soluções, a redefinirem as suas medidas tácticas.
10. Favorecem a criatividade » Estas curtas reuniões, pela sua informalidade, são um espaço natural para se criarem alicerces para a Organização inovar.
11. Criam novas formas de diálogo / espontaneidade » Pelo facto de serem informais, os colaboradores mais reservados adquirem prática a se dirigirem a terceiros. Preparam-se assim a terem uma actividade comercial directa ou indirecta mais presente e profícua.
12. Deixo esta para pensarem em mais vantagens.


Para que tudo acima referido funcione, há alguns pressupostos que devem ser cumpridos:
1. Faça gestão das pessoas faladoras; interpele as que falam menos;
2. Encoraje a brevidade;
3. Não deixe que se fuja dos temas propostos. Caso seja apresentado um tema interessante, agende-o para uma próxima vez ou marque uma conversa posterior;
4. Proíba telemóveis, telefones, pc´s;
5. Seja rigoroso no horário de começo;
6. Não faça uma ata exagerada. Deixe apenas escrito as decisões tomadas e quem faz o quê.

Estas stand up meetings fazem-me lembrar, pelo mau sentido, duas pessoas que passaram pelo meu percurso profissional. Tudo o que faziam era stand up, sobretudo, reprimendas com ou sem razão. Usavam o open space de trabalho para criticar qualquer um (e ao ouvido de todos). A diferença entre as duas (personagens) centrava-se no vocabulário usado. Talvez a razão estivesse no facto de serem de géneros opostos. Claro que, em ambos os casos, a partilha de informações e emoções, o corrigir em vez do agredir, era algo que não praticavam, que desconheciam. Os reflexos para o ambiente criado era visível ou desvisível (se assim se pode dizer).

Acabo com a história de uma stand up meeting muito pouco ortodoxa que eu provoquei. Encontrava-me no Largo do Rato, no meu carro, e pára ao meu lado uma viatura, bem identificada, de uma agência de publicidade. Com os semáforos em vermelho saio do meu carro e entrego-lhe uma brochura com o meu cartão e pergunto-lhe o nome. No dia seguinte ligo para essa Empresa, pergunto pelo meu contacto da véspera, e explico melhor o que fazemos. A porta abriu-se. Os trabalhos vão chegar.

O que pretendo deixar aqui escrito, é que todos (ou quase todos) os locais são propícios para estabelecermos contactos comerciais. Basta haver vontade, um pouco de coragem e ousadia.

João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
http://www.linkedin.com/in/joaopmarques

ENTREVISTAS DE PÉ. COMO EVITÁ-LAS.

ENTREVISTAS DE PÉ. COMO EVITÁ-LAS.

TUDO MUDA, TUDO FLUI, NADA PERSISTE (WWW)

Uma entrevista combinada previamente dificilmente será efectuada no hall de entrada ou efectuada de pé. Mas nem sempre é assim.

Lembro-me particularmente de uma. A Empresa onde eu desenvolvia a minha actividade profissional, uma gráfica, andava atrás, fazia tempo, de conseguir começar a trabalhar com uma agência de publicidade multinacional da praça. Reconhecíamos em nós capacidade de poder dar resposta, em quantidade e em qualidade, às exigências desse exigente interlocutor,

Após muita insistência lá sacámos a reunião. Foi a ferros, mas foi. O nosso difícil interlocutor lá marcou a reunião pelas 8 e 30 da manhã. Não deixou de avisar que fossemos pontuais. Acho que tinha a esperança que fossemos desistir. Mas enganou-se.

Lá cheguei pelas 8 e 20 e nada do senhor. 8 e 35, nada do senhor. Perto das 9 chega e muito atarefado.

Nada de desculpas por se ter atrasado. Um cumprimento frio e, pasme-se, vamo-nos reunir aqui, no hall de entrada.

Durou menos de 2 minutos. Troca de cartões (vá lá), deixo a nossa brochura e já está. Muito bom dia é o que oiço e um (des)sorriso. Fiquei sem resposta. Sem argumentação.

O resultado da reunião é irrelevante para o caso. Na verdade ele não queria trabalhar conosco e não trabalhou mesmo.

Na verdade, esse interlocutor não sabia que uma reunião marcada, para além do respeito que tem que ter pelos seus fornecedores (e por ele). Todas as reuniões envolvem uma troca de informações e uma partilha, quem sabe, de emoções. Ele acabou por perder o seu tempo e eu o meu. Também não considerou que as relações de poder fornecedor / cliente não são estáticas, definitivas e duradouras.

Uns anos mais tarde a situação inverteu-se. Ele, como free lancer (enrascado), veio bater-nos à porta. Não foi pelo seu passado para conosco que esse senhor teve a porta fechada. Mas que merecia, merecia.

Mas vamos a algumas dicas que podem ajudar a que não sejamos recebidos à porta.

Como é subentendido, o bom resultado de uma reunião carece, em princípio, de condições ajustadas para que a mesma se possa desenrolar.

Para podermos ultrapassar o problema de quererem ter conosco reuniões de pé:
- Não chegue atrasado;
- Ir vestido de modo apropriado;
- Tratar o Cliente pelo seu nome. As pessoas gostam de ouvir o seu nome. Muitos gostam também de ouvir o título da sua formação;
- Pedir ao Cliente uma zona mais espaçosa porque tem algo que queremos mostrar;
- Se tiver que fazer uma proposta sobre algum equipamento que possa vir a instalar, solicitar previamente uma visita às instalações;
- Nos casos de instalações poderá ser útil pedir uma planta. Caso ele tenha que se descolar oferecer-se para o acompanhar para que ele não tenha que andar num vai vem;
- Sempre que visitamos uma empresa pela primeira vez, pedir que sejamos apresentados ao gerente / superior hierárquico. Saber quem trabalha no departamento é uma informação que devemos recolher;
- Se percebermos que ele trabalha com várias pessoas (ex. gestores de produto), pedir que a reunião seja feita com os seus outros colegas… assim, o nosso nome chegará a mais gente;
- Muitas vezes um "passeio" pelo open space pode permitir que reconheçamos alguém. Óptima oportunidade para capitalizar o nosso nome e abrir as portas.

Acrescento ainda nas reuniões tente que o seu interlocutor fique virado para o local em que ele não se possa distrair ou, caso já exista algum envolvimento / relacionamento, se pode ficar mesmo lado a lado.

No meu caso (eu que trabalho com material de Ponto de Venda), muitas das reuniões que tenho na minha Empresa, são de pé. Temos um show-room nas nossas instalações e, sempre que não é necessário tomar nota de algum dado, percorremos a sala de exposições explicando os trabalhos. Existe a necessidade dos Clientes verem os trabalhos, mexerem nos mesmos.

Quero também deixar referido que as reuniões de pé (stand-up meetings), quando a informalidade o permite, são um excelente método de partilha de informações e de optimização do escasso tempo que muitos de nós temos no nosso dia de trabalho.



João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
http://www.linkedin.com/in/joaopmarques

GOOD MORNING (ou o Bom Dia)

GOOD MORNING (para amenizar a vossa leitura lembrem-se do polícia françês do Allô, Allô)
 
 As emoções saltam de uma mente para outra; os sentimentos são contagiosoas, mais do que as ideias (internet).                                                                                                                                                                                           são


Keywords: Comunicação; Primeira Impressão, Gestão





Allô, allô

Começo por dizer que não sou um especialista em Comunicação. Que não sou um orador excepcional. Tenho na minha função profissional que comunicar. Comunicar com vários interlocutores. Internos e externos. E tenho também a minha vida para ser vivida fora do horário de trabalho comunicando com os outros.

Recentemente ao ler uns artigos sobre alguma falta de comunicação que cada vez mais existe entre todos nós (leia-se também falta de educação, lembrei-me de situações quotidianas com as quais, de vez em quando, convivo e de dois momentos engraçados que vivenciei. Este tipo de comportamento, que indica ausência de comunicação, é sobretudo visível nas grandes cidades e é transversal a todas as gerações. Todavia, penso que nas mais novas é mais evidente.

As pressas, as rotinas, o stress quotidiano , etc, ...tudo nos leva a descurar a comunicação diária. O "bom dia" ao entrar no escritório já começa a ser um artigo em desuso. No entanto, sabemos como arranjar tempo para o que nos mais interessa. Por isso algo se passa com a nossa gestão do tempo.

Expressões de afecto, por mais pequenas que sejam, pelos outros que nos rodeiam estão a ficar esquecidas. Elas são uma boa fonte de motivação e ajudam a estreitar a comunicação entre todos nós, independentemente da posição hierárquica em que nos encontramos na organização.

O facto de alguém ao entrar (e sair) mudo numa sala pela manhã parece que para ele os outros não existem e todos sabemos que para conseguir a atenção, confiança, amizade de alguém temos que investir o nosso tempo, temos que nos empenhar. O facto de não se comunicar diariamente não parece ser devido à falta de tempo mas a falta de hábito.

Muitas vezes basta um sorriso, um olhar, uma palmada nas costas para se ganhar motivação e estabelecer comunicação. A comunicação não verbal é uma poderosa ferramenta para estabelecer empatia, confiança e para motivar.

Claro que andamos todos numa roda viva; claro que há gente (vizinhos) que querem saber tudo, que são cuscas, intrometidos. Mas temos que ter tempo para estabelecer a nossa comunicação diária com quem nos rodeia, com quem divide os mesmos espaços que nós.

Aqui vão três histórias.
A primeira passou-se no antigo BPSM. As máquinas de cafés ficavam nas escadas, entre dois pisos. Era habitual marcar cafés com alguns colegas de outros pisos. Eu costumava deslocar-me a pé, neste percurso muita vezes cruzávamos com outros colegas. De todos os que se cruzavam conosco havia um personagem que nunca lhe ouvíamos nada. Quando muito sussurrava um bom dia e lá vai lá vai.
Claro que após verificarmos esse comportamento um dos divertimentos do dia era, sempre que o encontrávamos, debitar um sonoro "Bom dia". Quase nunca fomos muito correspondidos...mas que nos ríamos, lá isso riamos.

A segunda é bem recente. Andei durante algum tempo de muletas. De vez em quando janto num restaurante perto de casa. A comida não é má. A conta cabe bem no bolso. Já os empregados...meu deus. Numa das minhas idas a esse restaurante encontro a sala vazia. O empregado de mesa ao ver-me entrar nada disse do meu estado. Parecia que tinha estado lá ontem. Serviu-me, paguei-lhe, nada de comentários pela situação (bem dito em português será ", Não tugiu, nem mugiu"). Se eu tivesse que lhe ensinar alguma coisa dir-lhe-ia que não sabe cativar e prender os seus Clientes. Será que ele percebe que os Clientes do restaurante são a razão do seu posto de trabalho? Não percebe...mas parece que também ninguém lá de dentro lhe sabe explicar isso.

A terceira tem uns meses. Passou-se num elevador desses edifícios de escritórios em Lisboa.
Não se tratou de uma "elevator talk"; mas deixem-me descrever a situação. Entro no elevador e está por lá um caramelo, todo engravatado e a falar ao telemóvel . Lembro-me que eu estava particularmente mal disposto. Digo o meu "bom dia" (como digo sempre). Nada de resposta. No meio da viagem de elevador resolvo sonorizar um Good Morning (quem sabe ele fosse estrangeiro) ao qual o caramelo só olhou para mim meio fud...e eu esbocei um... sorrisinho.
Resultado: não sei o que se passou com o dia dele. Eu alegrei-me e fiquei com uma boa história para contar.

Aproveito para falar do "Elevator Talk". Estes breves 20 ou 30 segundos que temos de viagem podem ser ocasiões estupendas para nos apresentarmos a alguém, para fazermos um comentário pertinente ao nosso administrador ou para situações mais particulares. Se ele aparecer na sua vida, APROVEITE-O.

Seguem algumas sugestões para melhorar a sua comunicação diária:
· Sabe o nome dos empregados do quiosque onde compra os jornais?
· Sabe qual o clube dos empregados de mesa dos cafés/ restaurantes que frequenta habitualmente?
· Sabe o que os pais, conjugues dos seus colegas de trabalho fazem?
· Oferece ou leva café aos seus colegas de trabalho?
· Sabe as datas de aniversário dos seus colegas?
· Reconhece as pessoas que partilham os transportes públicos consigo diariamente? Os que partilham os restaurantes ou cafés?

Se respondeu negativamente a uma ou mais das perguntas acima colocadas sabe que pode já começar a melhorar a sua comunicação? Torne-as positivas.

Não pretendo com isto dizer que se deve tornar íntimo dos seus colegas de trabalho ou daquelas pessoas que dividem momentos do seu dia consigo. Mas se elas não forem completamente estranhas ao seu dia a dia...todos ficam a ganhar.


João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
http://www.linkedin.com/in/joaopmarques
http://jpmarques.blogspot.com; joaodavespa@hotmail.com
@joaodavespa
Think before you print. Think before you replay.

Life is

"Life is a lot like jazz... It's best when you improvise." - George Gershwin

Dialoque?

Dialogue for the Greeks means: Don´t argue, don´t interrupt and listen carefully. What means for you?

Empregados de mesa

Há empregados que não se entende.
Sábado, restaurante meio vazio. Duas TV´s ligadas...cada uma numa extremidade do restaurante. Um jogo de futebol a passar, Leiria Vs Braga...ninguém a dar atenção. Na minha área de jantar...ninguém a ligar ...noutro canal a passar o Real Madrid Vs Barcelona...peço para muda para esse canal.
Ele responde-me: Está a passar o Braga.
Pergunto-lhe: És no Braga?
R: Não!
Volto à carga passados uns minutos. Lá acede a mudar. Mas mal encarado....
Mal começa este jogo na TV...só faltava sentar-se para ver o jogo. Pasme-se.
Porque há empregados que insistem em ser sempre nada simpáticos? Porquê não percebem isto? Pena haver falta de oferta de jantar perto de casa.

Different identities

A dog as to be a dog all its life. A lion as to be a lion. But the humam being can play with it and bring about one of huge nunber of different identities. The one he finally choses will be determined by neither reason nor common sense, but by imagination. From Thinkertoys