#7 – Comunicação assíncrona (é como beber um copo de água num meio de uma reunião)

Comunicação assíncrona - JPM Consultores

#7 – Comunicação assíncrona (é como beber um copo de água num meio de uma reunião)

Quando recebemos um e-mail não existe problema em pensarmos…”responderei a isso mais tarde, quando me for possível”.

O que ganhamos:

·         proporcionamos maior tempo para estarmos concentrados no que estamos a fazer;

·         não iremos ser distraídos;

·         produziremos uma melhor decisão.

Um meio de facilitar a comunicação assíncrona, de ter respeito pelos seus colegas ou contactos, é não usar e abusar do “replay all”.

Nós já temos muito comunicação síncrona: chamadas por Skype, grupos de whatsapp , chamadas telefónicas e outras medias que indicam quando abrimos as mensagens que nos podem obrigar a dar uma resposta no imediato.

Notem: Não estou a propor que relaxem e se esqueçam de responder. Nada disso, apenas estou que, com este comportamento, aumentem a qualidade e volume de trabalho realmente feito.

Para uma leitura complementar de como aumentar a produtividade, abra

Nota: Dwight D. Eisenhower disse: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.

João Paulo Marques
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#6 – Diminua os níveis (e as pessoas envolvidas) para aprovações

Gestão de equipas / JPM Consultores

#6 – Diminua os níveis (e as pessoas envolvidas) para aprovações

O que no passado seria uma boa medida, nos tempos de Covid19, ainda é mais importante.

Embora seja difícil de implementar, suavizar os processos burocráticos que nos tomam sucessivamente tempo, papelada  e outros recursos, é uma medida para se optimizar tempo.

Claro que toda a cadeia deve estar consciente da importância da medida. Claro que todos devem desenvolver as suas actividades com responsabilidade. Claro que as hierarquias devem tornar claras as suas medidas.

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Teletrabalho - Um novo modo de escrever

Teletrabalho  - Um novo modo de escrever

De um momento para o outro passámos a ter quase (e apenas) teletrabalho.  Foi uma mudança brusca. Sem preparação e sem termos qualquer outra hipótese.

Num passado recente a informação que passávamos era compreendida pelo seu tom, pela linguagem corporal e expressão facial. Tudo isto se perde no email.

Temos então que tentar transpor para o email o modo como nos relacionávamos ao vivo com os nossos interlocutores.  Se este é sério, vamos usar as maiúsculas e minúsculas. Se a conversa pode ser mais informal, usarei também uns smiles ou memos.

Para além do Slack, que eu já usei, tem: Blizz, Teams, G-Suite, Miro, Samepage...entre outros

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#5 – Reuniões conclusivas

JPM Consultores / Reuniões conclusivas

#5 – Reuniões conclusivas

Por cá há o hábito das reuniões por tudo e por nada; das comissões de estudo e mais o diabo a 4.

Tenha, por regra, tornar as suas reuniões conclusivas.

Um pequeno guia para o efeito:

a)       Vá com objectivos claros a serem discutidos na reunião

b)      Comunique de forma clara, sem ambiguidades

c)       Estabeleça alturas de avaliação para medir o progresso das tarefas

d)      Esteja disponível para que o processo não pare

e)      Esteja em cima do assunto. O facto de haver tarefas atribuídas não quer dizer que estejam a ser feitas

f)        Prepare e divulgue previamente documentação para a reunião seguinte

Num passado passado, o director de uma grande agência de publicidade na nossa praça marcou-me uma reunião para as 8 e 30. A essa hora a agência nem sequer tinha aberto. Lá tive que esperar mais de 30m para que a porta abrisse e falasse com ele. Não sai do hall de entrada e nem me sentei.

Fala-se pouco. Fala-se o necessário.

 Escrever sobre reuniões é um never ending story

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#4 - Espaços alternativos para trabalhar

Concentração

#4 – Espaços alternativos para trabalhar

Há trabalhos que requerem mais concentração e outros que exigem menos. Há profissionais que se concentram melhor e outros que longe disso.

Há alturas em que é imprescindível estarmos concentrados e o ruído visual, os outros a passarem à frente, a entrarem e saírem do escritório…tudo a passar no nosso campo de visão, pode atrapalhar o nosso trabalho criativo ou crítico.

Se o seu lugar habitual de trabalho não lhe permite ter a concentração necessária, mude de espaço. 

Peça tempo para trabalhar em casa, mude para a sala de reuniões ou recorra a um espaço onde se 

concentre. 

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#3 – Agenda Tétris - Gestão do tempo

Agenda Tétris / JPM

#3 – Agenda Tétris

O dia-a-dia por si só já é corrido. Se ainda juntarmos uma agenda tipo Tétris e permitirmos que as reuniões possam ser marcadas, sem qualquer critério ou autorização no nosso calendário, seremos como que uma barata tonta.

O andar sistematicamente em reuniões por Skype (eu também uso o https://whereby.com/) e voltar ao trabalho de secretária, e voltar ao Skype e novamente à secretária, vai fazer com que não nos concentremos 100% no que estamos a fazer, sobretudo no trabalho de secretária.

Tente, por isto, bloquear o seu calendário, marcando períodos em que terceiros dificilmente possam ter acesso pra lhe marcar compromissos.

Assim ficará com janelas temporais para reuniões (tente que sejam pelo Skype) e para os outros trabalhos que sempre terá de ter.  Ganha assim tempo, os outros ganham tempo….aumentará a sua produtividade, a produtividade de todos.

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#2 – Do not disturb / Não Incomode

Dicas para gestão do tempo / Do not Disturb 

#2 – Do not disturb / Não Incomode

Os colegas e a algumas das suas interrupções são consumidores de tempo. Idem o “barulho” que podem fazer.

Em open space pode ser difícil não ser incomodado. Tente arranjar códigos perceptíveis para todos que sinalize que está ocupado. Um aviso ou usar uns ocultadores indicam a sua indisponibilidade para assuntos menos urgentes.

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