PRODUTIVIDADE – Formas de a aumentar

PRODUTIVIDADE – Formas de a aumentar



                                 "Não estimo muito o homem que não é mais sábio hoje do que foi ontem. " Abraham Lincoln


Key words: Produtividade, Gestão, Tempo, Recursos, Optimização


“A Produtividade é basicamente definida como a relação entre a produção e os factores de produção utilizados. A produção é definida como os bens produzidos (quantidade de produtos produzidos). Os factores de produção são definidos como sejam pessoas, máquinas, materiais e outros. Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida por factores utilizados maior é a produtividade.” Comecei, para não haver dúvidas, com a definição da Wikipédia.

É reconhecida alguma da nossa falta de produtividade. Não que a mesma seja devido à falta de esforço ou ausência de dedicação, mas sim ao resultado de não saber como fazer e de algum relaxamento que existe no que diz respeito ao cumprimento de prazos e de assumir responsabilidades. Alguns destes problemas, atitudes, seriam resolvidos com uma melhor Direcção e / ou com um ensino mais qualificado. Claro que estas soluções são duas, entre muitas a poderem ser tomadas.

Há casos clássicos de perca de produtividade. Claro que não se pretende impedir que colegas de trabalho convivam, mas:

• - há sempre uns que estão dispostos a tomar mais um café,
• - a ir fumar mais um cigarro,
• - a ler e reler os jornais,
• - a distrair-se (e a puxar) com a conversa dos outros,
• - para não falar de tempo excessivo investido na internet.


Nestes casos não são só eles que diminuem a produtividade. São também os participantes do “encontro” que reduzem a sua produtividade.

Sugiro agora alguns comportamentos a ter (ou a seguir) para melhorar a sua produtividade (e a dos outros):


1 - Cumpra horários

Não só nas reuniões, mas chegue um pouco mais cedo, e aproveite o facto de nos inícios da manhã, muitas vezes, consegue-se despachar assuntos pendentes da véspera ou organizar a agenda do dia.

Oiço frequentemente: “Para quê chegar às 9h, quando ninguém está ainda a trabalhar”. Como se a preparação do trabalho que temos que desenvolver dependesse da presença de terceiros. Como se não houvesse assuntos pendentes da véspera.

Os 5 minutos que podemos usar para chegar mais cedo às reuniões permitir-nos-á recapitular o que pretende da reunião e não ficar nervoso por um eventual atraso.

Infelizmente, existe alguma (lusa) incapacidade inata de cumprir horários profissionais.


2 – Divida um projecto grande em diversos pequenos e com deadlines

Um grande projecto pode parecer-lhe impossível de ser concretizado. Mas a sua divisão em alguns pequenos projectos permite-lhe priorizar etapas, alocar melhor os recursos, gerir adequadamente o tempo e entusiasmar-se com cada etapa vencida.

Ninguém começa por querer correr a maratona. Eu, após vários anos de inactividade física, interrompida por períodos de inactividade forçada, mas com algumas idas esporádicas à piscina ou passeios de bike, recomecei a fazer desporto regularmente em Janeiro. Não me vou propor a correr uma maratona, mas, quem sabe, em Dezembro, entro numa São Silvestre (e no estrangeiro).


3 – Escrever uma “To Do List”

É sabida a dificuldade de priorizar mais de 7 hipóteses (5 +/- duas hipóteses). O facto de as passarmos a escrito ajuda-nos a hierarquizá-las, a organizarmo-nos, a limpar as listas antigas de tarefas a desenvolver. Evitamos assim de arrastar tarefas de lista em lista.

Quando escrevemos o que queremos fazer, temos que pensar nas tarefas. O facto de as reduzir a escrito faz com que estabeleçamos um compromisso com as mesmas (e conosco).

Quantas listas já fez? Quantas listas já desfez por incumprimento?


4 - Delegue

Delegue internamente tarefas que outros, eventualmente menos qualificados ou preparados para o efeito, podem executar.

Porque perder tempo a “carregar” valores de um balanço para uma folha de cálculo quando um júnior o pode fazer por si, eventualmente de forma mais rápida, e ficar contente de o fazer?

Delegue / subcontrate externamente tarefas que não lhe tragam valor acrescentado, nomeadamente, contabilidades, estafetas e outras actividades em que não se sinta vocacionado para executar.


5 – Emails e telefonemas

Não se sinta na obrigação de estar sempre a ver a caixa de emails. Pode também parametrizar a mesma e só receber correio quando carregar numa tecla específica. Assim não se distrai com as sucessivas entradas de correio.

Se você tiver algo muito, muito, muito urgente vai mandar um email ou liga pelo telefone? Há também mensagens de determinados emissores que aparecem sempre com o sinal de urgente. Dê-lhes a atenção que a sua experiência no contacto com eles lhe indica que deve dar.

No caso dos telefonemas, pode resguardar-se durante algum tempo e não receber telefonemas.

Imagine o tempo de concentração que consegue obter se se desligar do email e do telefone durante algum tempo.


6 – Shortcuts / Macros

Muitos de nós não gostam de ler os manuais de instrução. Mas o tempo que se pode ganhar e a melhoria de performance que se pode obter na utilização dos aparelhos após a leitura dos mesmos?

Muitos dos Softwares informáticos, para não dizer todos, têm múltiplos shortcuts que nos ajudam a ganhar tempo e a melhorar o nosso trabalho. Infelizmente, os manuais raramente são lidos ou são vistos pelos produtores como material importante.

Lembra-se dos F´s do seu teclado? Há muitos mais...


7 – Aposte na formação / Despenda tempo a formar pessoas

Todos nós já fomos juniores, estagiários, novatos. Todos nós já tivemos de aprender. Espero que assim se mantenha (falo por mim e por muitos), ir aprendendo e aqui o gerúndio parece-me bem apropriado.

Dedique tempo (seu e dos mais velhos) a receber os que começam. Este tempo vai ser precioso para perceber as capacidades dos mais novos (e as suas lacunas). Conseguirá assim também passar-lhe a Cultura Organizacional, essencial para o sucesso da sua integração.

Se verificar que os estagiários (e não só) fazem sistematicamente as mesmas perguntas (interrompendo o seu dia-a-dia), talvez não os tenha treinado bem ou não lhes tenha dado os materiais de consulta adequados.

Muitas vezes estas questões podem ser facilmente respondidas com um bom manual e instruções (escritas) bem claras.

Igualmente, quando um número razoável de Clientes ligam para a Empresa colocando a mesma pergunta ou semelhante, porque não a responder pelo SAC (Serviço de Apoio ao Cliente). Poupa o seu tempo e torna mais confortável a vida ao Cliente.

Quantas empresas conhece que fazem um uso desajustado (ou mesmo inexistente) do seu site ou descuram a formação dos seus juniores?


8 - 60 segundos / Copo de água

Qualquer resposta que tenha que dar comporta, pelo menos, 60 segundos para poder pensar. Se tem dúvidas, analise novamente os dados. Será que está a esquecer-se de algo? Dar respostas emotivas não costuma ser o modo de conseguir os melhores resultados. Se quer ganhar algum tempo para si, nas reuniões tenha sempre uma garrafa de água e um copo. O tempo que a demora a abrir e a beber água....permite-lhe pensar e observar o seu "opositor".

9 - Procrastinação

Acabe com ela. Se tem dificuldade em desenvolver um tipo de tarefa, ataque-a logo de manhã. Se a deixar para o final do dia, talvez a leve para o dia seguinte. O adiar da resolução de problemas só vai dar-lhe mais uma tarefa para o dia seguinte.


10 - Atitude / Comportamento

O ser pro-activo, o antecipar os problemas, o falar menos (não perdendo a clareza), o ouvir mais, o escrever em vez de memorizar ...vai melhorar a sua produtividade.


11 - Metas

Comprometa-se com as metas. O trabalho feito em equipa trará sinergias e espírito de grupo e estes dois factores são essenciais para o sucesso. Se achar que tem que dividir essas metas em submetas, faça-o.

Recentemente li uma história de um escritor espanhol de cujo nome não me recordo. Ele tinha sido sempre um "não desportista praticante". Eis que lhe foi recomendado a prática regular de desporto. Começou a querer correr, não conseguiu. Tentou novamente e acabava logo ali. Propôs-se a correr todos os dias. Começava por um minuto dia. Quando viu que conseguia correr esse minuto por dia sem desfalecer, delineou um plano. Todos os dias correria e incrementaria 30 segundos à corrida da véspera. Rapidamente chegou aos 20 minutos diários por espanto dos seus amigos.


12 - Hora do fala sozinho

Não fale sozinho; não faça as coisas sozinho; não queira decidir tudo sozinho; você não está sozinho.

(nome retirado do programa do Hora do Brasil, obrigatório ainda na rádio brasileira. Nos anos 60 relatava, em laia de propaganda, as medidas do governo de Estado Novo implementava).




Para aumentar / melhorar a sua produtividade não precisa de o fazer apenas amanhã. Comece hoje. Acredito que estas dicas podem-lhe trazer alguma ajuda ou algumas ideias novas.


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João Paulo Marques
O tempo não pára, não pare você também.
joaodavespa@hotmail.com; Skype: joaomarques64
Http://www.linkedin.com/in/joaopmarques;
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VISITAS AOS SITES - A importância da informação na rede para atrair Clientes

VISITAS AOS SITES - A importância da informação na rede para atrair Clientes


          Quando achamos que temos todas as respostas, vem a VIDA e muda todas as perguntas. (Maurício Costa / LinkedIN)

Keywords: Gestão, Sites, Web, Vendas, New Business

Quase todas as empresas que estão no mercado têm sites. Muitas já usam as várias medias sociais. De forma activa e correcta? Isso nem sempre.

Abrir um site e deixá-lo lá, estático, vai acabar por ser um péssimo cartão de visita. Informação desactualizada não atrai Clientes (pode pensar-se que a Empresa fechou).

O modo (e a tecnologia) como se desenvolvia um site há 5 anos não é o mesmo que hoje é utilizado. Pense no seu portátil que tem 5 anos (se o tiver ainda) e veja a dose de paciência que tem que ter para trabalhar com ele.

Muitas vezes para compensar alguma inactividade oficial na web são os próprios colaboradores que mais desenvolvem as tarefas de divulgação e de marcar presença. Fazem assim o trabalho de divulgação na web que é tão necessário. Se o fazem da melhor maneira? Nem sempre. Mas talvez seja melhor do que nada.

Já tentaram responder a esta pergunta? Porque é que o nosso site é consultado por (potencias) Clientes ? Algumas razões podem ser apontadas:

- o Cliente tem uma necessidade bem específica, resolveu Googlar e a nossa Empresa apareceu;

- um anúncio, uma campanha publicitária ou outra qualquer fonte de informação fez chegar o nome da Empresa a esse potencial Cliente. Terá ele uma necessidade real, potencial ou mera curiosidade? Viremos a saber;

- alguém que já tem propostas da concorrência e pretende ter outras alternativas;

- alguém curioso que é atraído por um site extremamente bem feito e muito criativo (ou precisamente o inverso para que sirva de exemplo)- word of mouth;

- um fornecedor que não tenha possibilidade de desenvolver um trabalho específico, quer por incapacidade técnica ou tempo, e possa recomendar a Empresa;

- engano feliz, isto é, alguém que anda a procurar informação na net e deparou-se com o nosso site.


Será que as Empresas (e quem gere os sites, se houver alguém específico) sabem esta informação?

Entre no Google, Yahoo e em outros motores de busca e escreve o nome da sua Empresa e veja o que aparece. Faça também uma busca pelo que pensa que seja o seu "core business". Algumas conclusões vai tirar. Será que eram aqueles que antecipava?

Tenha em mente que o modo de fazer negócio no passado não é o mesmo que é utilizado no presente.

Eu comecei a trabalhar na área comercial com listas telefónicas. Era a fonte mais imediata de ter contactos. Cheguei a arrancar algumas folhas delas quando ia de férias para outros distritos. Quantos de vós usam hoje listas telefónicas de papel?

Hoje em dia não é necessariamente importante ser o primeiro a aparecer, mas é essencial sermos dos primeiros.

Arranjar um site que:
- dê informação clara e precisa;
- ajude o Cliente a ter respostas e que não lhe cause dúvidas;
- não force o Cliente a decidir;
- seja facilmente navegável;
- traga informação de como localizar a Empresa.

Eis alguns atributos que irão fazer com que o seu site seja procurado e que as suas vendas aumentem.


Claro que um profissional que entenda de SEO e que não lhe prometa o mundo, mas um trabalho sério e bem feito, irá ajudá-lo e muito.

Pense na quantidade de "público" que anda na web sem ter uma marca eleita, um serviço bem definido e pense o que um site bem construído pode fazer por si.

Recentemente uma Empresa minha conhecida, pelo facto de ter o seu site em espanhol, conseguiu ter Clientes na Argentina. Sem ter feito qualquer esforço comercial. O que prova que o seu site está para o mundo.



João Paulo Marques
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REASONS TO BUY

We believe that business buyers are interested in making buying decisions that allow them to visualize doing one of the following:

1 - Achieving a goal

2 - Solving a problem

3 - Satisfying a need

Buyers my not articulate these criteria, but you can be assured that their motivation for buying will fall into one of these categories.

Sales (in the past, now and ever)

I don´t know who you are.
I don´t know your company.
I don´t know your company´s products.
I don´t know whatyour company stands for.
I don´t know your company´s customers.
I don´t know your copmpany´s record.
I don´t know your company´s reputation.


Now, what was it you wantt to sell me?

(Sales start before your salesman calls)
From McGraw-Hill

TIPOS DE FORNECEDORES (No que faz coloque o seu nome!)

TIPOS DE FORNECEDORES (No que faz coloque o seu nome!)


      O conhecimento era um bem privado, associado ao verbo SABER. Agora, é  um bem público ligado ao verbo FAZER. (Peter Drucker)

Keywords: Vendas, Fornecedores, Clientes, Business.

Falamos mais vezes de Clientes do que de Fornecedores. A maior parte de nós é Cliente 24 h por dia, mas somos Fornecedores apenas uma parte dele. Consideremos "9 to 5"...para não termos problemas com as horas extra.

A minha abordagem vai, sobretudo, para a relação Fornecedor / Cliente Externo. No entanto, este último pode passar a Cliente Interno. Existe algum facilitismo em desleixar o relacionamento com o Cliente Interno. Desde passar responsabilidades para outros departamentos ou esperar que terceiros resolvam um problema, que é nosso, e foi causado por nós. Este facilitismo, mais cedo ou mais tarde, trará resultados nefastos para a Organização.

Muitos dos tipos de Fornecedores que irei apontar a seguir terão um espelho num tipo de Clientes.

1 - Fornecedor Normal

Ouve com clareza, é calmo, argumenta de forma civilizada e aceita outros pontos de vista. É fácil trabalhar com ele. Tem em si um sentimento de justiça. O Win Win é uma posição que procura ter com o seu Cliente.



2 - Mal-educado (ou pior)

Pode chegar a ser agressivo, expõe as suas opiniões e não escuta as outras. É normal falar alto e procurar uma briga. É difícil de contrariar.

Há algumas categorias profissionais que têm este estereótipo. Mas existem mal-educados em todo o lado. E nós, os que não o somos, em algum momento já o fomos (com toda a certeza). Este tipo de Fornecedor está perfeitamente enraizado no século passado.



3 - Sabichão

Crítica tudo. Até a mãe. É vaidoso, convencido e julga-se dono da razão. São raras as vezes em que consegue admitir uma falha sua ou dar razão a terceiros. É difícil de lidar. Apenas os seus superiores hierárquicos ou alguém por quem tenha admiração o fará aceitar outras decisões que não as suas. Tem "aquela velha opinião formada sobre tudo. " (um pouco de Raul Seixas)

Trabalhei com um gabinete de design, e não posso deixar de o dizer, muito competente. No final das várias reuniões que tivemos ele guardava, sempre, 5 minutos para me dar uma explicação do quão eram bons / era bom. Sei que eram, mas tanta soberba cansava um pouco.

Quem não conhece tais personagens? Sobretudo aqueles que se “acham”.


4 - Comunicador

Diz-se, e não só eu, que um Fornecedor deve ouvir mais do que falar. Mas há Fornecedores de conversa agradável. Que são sérios, objectivos e cooperantes (e que falam bastante). Apenas gostam de falar muito.



5 - Comunicador / Falador

Há aqueles fornecedores que falam, falam, falam e não se calam. A conversa pode começar por ser agradável, mas, meu deus, ele não se cala. Consegue, algumas vezes, ser inoportuno nas colocações proferidas ou nas perguntas que faz.

A sua espontaneidade vai acabar por o prejudicar. O diálogo também se poderá tornar difícil. Muitas vezes, para escamotear alguma falta de conhecimento técnico opta por falar, e falar... e não se calar. Mais cedo ou mais tarde, vai prejudicar-se e perder o espaço que tem junto do seu Cliente.

Conhecem o género?



6 - Calado (atento)

Há o calado competente. Tem uma postura profissional. Sabe do seu ofício. Fala o suficiente para prestar as informações necessárias. Pode parecer antipático, mas a sua postura é bastante profissional. Afinal temos uma boca e dois ouvidos.

Neste caso parece que tudo anda sobre rodas. Ele ouve, executa e entrega. Não há perdas de tempo. Pode parecer um relacionamento frio, mas é eficaz. É quase o precursor do e-business.



7 - Calado (desatento ou pouco preparado)

É indeciso, tem dúvidas e remete as respostas para mais tarde. O facto de remeter as respostas para mais tarde é revelador de algumas lacunas do seu perfil profissional. É sem dúvida preferível este ao "Comunicador / Falador" apresentado em 5. Nestes casos, a Venda tem que ser conduzida pelos compradores. É aconselhável ter cuidados redobrados.



8 - Meticuloso

Quer tudo bem esclarecido. Não deixa espaço para dúvidas. Em muitos casos pode ser um excelente comportamento a ter. Não vai, no entanto, proporcionar novos desafios à Empresa. Tudo que não está na sua cartilha, não se faz. É um vendedor "commoditizado". É bastante sistemático. Espera-se sempre competência; não se esperará mais. Ele tem um script, eventualmente para a vida, e não foge dele. Para os mais velhos, aqueles que se lembram da Regisconta, parece ser “aquela máquina”. Mas só dá para aquilo!



9 - Desconfiado

É muito cauteloso no que diz. A informação que vai passando ao seu Cliente é a necessária. A firmeza nas suas decisões pode estar relacionada com o seu pensamento muito analítico e/ou por já ter sido enganado. Está sistemática e demoradamente a raciocinar.

O esforço de Venda está quase (e apenas) do lado do Cliente e não do lado do Fornecedor. Tudo é demorado e, algumas vezes, desesperante. Já pensou em mudar



10 - Mentiroso ou trapalhão

O que há a dizer? Em ambos os casos, como em quase tudo, é sempre necessário deixar tudo escrito e assinado.

Muitas vezes, os problemas causados prendem-se com prazos de entrega ou características técnicas que dizem que os seus produtos têm, mas não apresentam.

Recentemente vivenciei a experiência de uma venda de umas centenas de pilhas que deveriam alimentar uns leds. Deveriam funcionar por uma semana ou mais e não duraram 24h. Uma leitura das características das pilhas e uma máquina de calcular evitavam o problema causado, bem como o prejuízo causado a todas as partes.



11 - Tomador de pedidos

Há quem almeje ser apenas (e me perdoem estes) empregado estagiário de balcão. Estes funcionários pouco ou nenhum valor acrescentado trazem às negociações. Não deixam, no entanto, de ser essenciais na relação Fornecedor / Cliente. Todos nós, em qualquer momento, devemos estar preparados para apresentar uma postura de "Tomador de pedidos". Assim o Cliente o exija ou a rotina do relacionamento o permita.

Este tipo de prestador de serviços é ajustado em negócios rotineiros.


12 - Aquele (Fornecedor) que queremos ter ou contratar para trabalhar na nossa Organização

Um Fornecedor em quem se confie e que se possa fazer negócios como quem está bebendo um café. Não tem que ser necessariamente falador ou calado. Como também existem vários tipos de Clientes, um Fornecedor deve ter o chip ajustado ao Cliente em causa. Claro, sem perder o objectivo que deve nortear a sua função, preparar a venda seguinte, de modo a que a sua Organização e o seu Cliente revejam nele um trabalho bem realizado.

Um Fornecedor que nos ajude a resolver os problemas, nos arranje soluções, seja proactivo ...estes predicados podem, de alguma forma, encobrir outras características menos favoráveis. O ideal é que consideram o Fornecedor um parceiro. Que exista uma amizade e respeito profissional.

Que tipo de Fornecedor é você? Eventualmente um pouco de alguns dos apresentados.

A alguns destes tipos Fornecedores ainda podemos acrescentar o facto de poderem ser alegres, animados e bem-humorados ou não!

Se se sente confiante, pode com toda a certeza "assinar" a venda. Caso contrário, não o faça. Lembre-se, a sua vida profissional deve ser mais longa, nos dias de hoje, que a longevidade da sua Empresa.

Fácil de dizer, difícil de fazer. Muitas pessoas optam por trabalhar para uma grande organização precisamente para que possam evitar a assinatura de alguma coisa.



Nota: A laia de aviso, cada vez mais o poder do negócio está nas mãos do Cliente. Veja-se o que conseguem as múltiplas redes sociais que existem, algumas delas muito segmentadas. Já existem consultas médicas proporcionadas pela WWW; serviços impensáveis de serem prestados sem presença física humana num passado recente. Este tem uma vantagem, a demora no consultório deve ser mínima. Anseio pela ida ao dentista através da WWW…será que vão deixar de usar a broca?



João Paulo Marques
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Carta à Moody´s

Caro Moodys "Soprano",


Deixe-me dizer-lhe...mais uma vez nos surpreendeu. Não há vez que fale de nós e isso não aconteça. Parabéns!!!

Desta vez esmerou-se. Considerar-nos de "lixo" foi algo...digamos de "mágico". Ninguém esperava.

Fique sabendo que da nossa parte, os LixoLusos, estarão sempre dispostos e disponíveis para os receber. Sempre com a porta aberta e o sorriso que nos caracteriza quando recebemos outros povos..

Só têm que aparecer e verificar.

Fica, desde já, um abraço sincero.

João

PS: Como sei (sabemos) que de Portugal e dos portugueses nada sabem, vou traduzir este pequeno texto para o idioma de Shakespeare. Penso que é o vosso.

CORREIO ELECTRÓNICO - Como o utilizar

CORREIO ELECTRÓNICO - Como o utilizar


                                                                                                                                                           KISS - Keep it simply stupid

Keywords: Correio electrónico, actividade comercial, gestão do tempo


O Correio Electrónico é uma ferramenta de trabalho e socialização imprescindível nos tempos que correm. É rápido, é gratuito ou quase e consegue ser praticamente universal. Como uma ferramenta tão boa pode ser tão mal usada e chegar a ser até inconveniente.

Seguem algumas dicas que podem melhorar a Eficácia na sua utilização.



1 – Seja correcto no assunto que coloca

Assim será mais fácil retomar assuntos passados e fará com que as suas mensagens não sejam confundidas com lixo ou outros assuntos.


2 – Seja correcto no que escreve

Uma mensagem de correio electrónico é uma carta. Com inúmeras vantagens. Tem uma "secretária" por trás que o ajuda a corrigir os seus erros. Torne simples a leitura dos seus correios electrónico. Sobretudo, nas respostas profissionais, não use “animações”.


3 - Respostas

Para não haver dúvidas na resposta que está a dar, mantenha o texto ao qual está a responder.


4 – Não use maiúsculas (a torto e direito)

A utilização maioritariamente de maiúsculas torna a leitura mais difícil e pode transparecer que você está a gritar (ou a querer fazê-lo).

Não abuse também dos sublinhados, dos itálicos ou de outras grafias ou sinaléticas.


5 - Simplicidade

Seja simples e conciso na resposta / na pergunta. Pretende-se que a resposta / pergunta seja de leitura rápida e sem rodeios.


6 - Anexos

Muitas vezes, não temos a noção do peso dos ficheiros que enviamos e da dificuldade que o receptor tem em fazer o respectivo upload. Se juntarmos ainda que emails com ficheiros anexos, nos podem cheirar a vírus... Por isso, evite anexos desnecessários e saiba se o receptor gosta ou não de os receber

Várias vezes recebo anexos de tal maneira pesados que quase bloqueiam o meu computador. Perguntem-me se os leio e se fico satisfeito.

Hoje em dia existem softwares que permitem o envio de ficheiros pesados de forma muito simples.


7 - Uso de múltiplos CC

O facto de aparecer em CC não obriga a que se tome qualquer atitude. É apenas visto como uma mera informação. E valerá a pena estar a informar o sucedido a terceiros? Use o CC apenas se necessário!


8 - Longas listas de endereços

Quanto mais destinatários tiver a sua mensagem, maior é a probabilidade de não ser lida e ser confundida como spam. Quando enviar mensagem para vários destinatários, sobretudo as profissionais, pense se não será melhor usar o BCC (ocultação de destinatários).

Várias vezes recebo pedidos de orçamentos ou informações mais genéricas com extensas listas de destinatários. Fico assim a saber quem é a minha concorrência e outras informações, muitas vezes preciosas e que me chegam de forma gratuita.

Não deixo, no entanto, de referir que o uso na mesma mensagem do BCC e do CC pode causar algum mal estar.


9 - Respeite os destinatários do seu correio

Várias vezes recebo pedidos de orçamento em que a resposta tem a máxima urgência. Várias vezes percebo que são quase sempre os mesmos que me pedem sempre com urgência. Será mesmo necessária uma resposta tão rápida?


10 - Uso de Grupos

Não dispare indiscriminadamente os seus emails utilizando os seus Grupos. Pode cansar os seus destinatários.


11 - Tempo de resposta

Tente ser o mais célere possível na sua resposta. Se o seu site diz que responde no prazo X, faça por o cumprir. Se vê que não consegue em algum caso específico, envie uma resposta estipulando uma nova data.


12 - Anedotas e Piadas

Não faça forward destas. É bem provável que a sua lista de amigos já a tenha recebido ou as venha a receber.

E há tanta piada com tão mau gosto.


13 - Assinatura

Use uma assinatura o mais completa possível. Se quer ser achado, dê meios para que o possam fazer.

Eis a minha pessoal:

João Paulo Marques - meu nome
Business Developer - o que faço
mobile: +351 91 30 40 984 / +351 967 156 803 - contactos
Skype: joaomarques64 - contacto
http://pt.linkedin.com/in/joaopmarques - o que sou
http://jpmarques.blogspot.com/ - o que sou e o que vou fazendo
@joaodavespa - contactos
Think before you print - postura

Quem me quiser achar, facilmente o conseguirá.


14 - Apresentação / texto

Tenha cuidado com o que repassa. Várias vezes recebo pedidos de orçamento provenientes de várias empresas. Os textos vêm iguais, com as mesmas fontes, com os mesmos erros e com as mesmas inconsistências. Torna-se fácil para quem os recebe perceber que são pedidos idênticos e, eventualmente, identificar a origem e assim criar um preço preferencial.

Mascare os seus pedidos. Não digo para não passar a informação, mas não seja preguiçoso com o seu trabalho. Critique os pedidos de terceiros antes de os repassar.


15 - Assunto (simplicidade)

Em contactos, com os quais tenho à-vontade, coloco apenas no assunto o que quero transmitir. Quase como se fosse um SMS. Leitura rápida o que leva a uma resposta mais rápida.


16 - Pré-teste

Quando resolver produzir um mailing, envie essa informação para o seu email. Verá assim como sairá aos outros. Igualmente, para saber se o seu computador está realmente com rede, proceda da mesma maneira. O resultado é mais rápido e não incomoda ninguém.


17 – Uma boa organização / Uso de ferramentas que nos são disponibilizadas

Um bom uso das ferramentas e sinalética que o correio electrónico proporciona permite uma melhor gestão das mensagens e a consequente optimização do tempo.


18 - Mensagens para os mais novos

Seja cuidadoso como escreve. Em mensagens para os mais novos escreva em português. Sem erros. Sem abreviaturas. Eles estão a aprender consigo.

PS: Mantenho uma amizade séria e genuína com uma criança de 10 anos, a Aninha. Não tenho dúvidas que aprendemos os dois. Orgulho-me disso.


19 - Alertas

A sua mensagem numa primeira instância será lida pela pessoa (s) a quem a dirigiu, mas depois sabe-se lá por quem mais.



É comum hoje em dia entender que o simples envio de um email despoleta algum procedimento ou encerra algum assunto. Nada mais errado. Um email apenas facilita a nossa vida profissional.

Se tiver algo importante a resolver, ou ligue telefonicamente ou apareça fisicamente. Resolva os assuntos mais complicados como se estivesse no século XX. Ou seja, APAREÇA.

Talvez uma ideia para ser usada, não só nos emails: "Esta (carta) saiu longa porque não tive tempo de fazer uma curta." (Blaise Pascal)





João Paulo Marques
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