DES(PROCRSTINAÇÃO) OU COMO PARAR DE PROCRASTINAR

DES(PROCRSTINAÇÃO) OU COMO PARAR DE PROCRASTINAR

Reaja. Enfrente o seu dia a dia, todos os dias!

Keywords: procrastinação, acção, proactividade, gestão, do it

(Retomo / republico um texto que meu que apareceu no “Expresso do Sul” )

Retorno novamente a um tema anterior em que vos falava da maldita Preguiça, da Prudência e de Procrastinação. Em regra, os inícios do ano, do ano escolar, aniversários são alturas em que pretendemos mudar algo em nós. Mas poderemos ter sempre esta perspectiva de mudança e consequente melhoria em qualquer altura do ano ou da vida.

Para além das múltiplas razões que podemos ter (ou pensar que temos) para adoptarmos um comportamento mais laxante… sempre podemos fazer algo para contrariar este processo.

É claro que toda a envolvente profissional e social, com que lidamos no nosso dia a dia, poderá empurrar-nos para a maldita da preguiça; todavia, há sempre alguns comportamentos / processos que poderemos desenvolver para podermos reagir.

Aqui vão:

- Mantenha a secretária limpa, arrumada, sem papelada inútil; ajuda-nos a encarar com mais empenho o dia de trabalho e a tomar as decisões que devem ser tomadas. Se lhe for difícil diariamente proceder desta maneira, limpe-a todas as semanas.

- Estabeleça objectivos claros e realistas, mas um pouco ambiciosos. Mantenha um compromisso com eles. Assine esse contrato consigo. Mas arranje também outro signatário, se for preciso.

- Estabeleça prazos de início e de conclusão. Dentro deste período divida as tarefas. Pequenas tarefas são mais fáceis de vencer e ajuda-o a progredir. Monitorize o seu progresso. Se houver necessidade, reformule os objectivos. Estabeleça outros prazos. Mas sobretudo, NÃO SE ENGANE A SI MESMO.

- Estabeleça prioridades. Passe-as para uma lista. Hierarquize-as pela ordem de importância. Comece pela primeira da lista no início do dia altura em que temos mais energia e recursos. Deixe as mais agradáveis para o fim. No entanto, se reconhecer que o seu pico de energia está noutro período do dia, ataque as tarefas mais exigentes nessa altura.

- Estabeleça pistas ou lembretes para chamar a atenção ou para lembrar algo, colocando-as em lugares visíveis ou de passagem.

- Reduza as distracções, o que pode passar por se isolar durante alguns períodos, desligar o telemóvel, não responder a e-mails durante um certo período do dia ou mesmo desligar o PC.

- Dedique 15 minutos nas tarefas que tem vindo a adiar. Quem sabe se ao envolver-se no assunto não ganha um novo entusiasmo para o acabar de vez. Algumas vezes, à medida que se envolve nos problemas, eles ganham uma certa beleza e transmitem-lhe uma motivação inesperada.

- Pense positivo ao invés de pensar negativo. Assim, ganha motivação e ânimo, ou, pelo menos, não os perde. Porque, quanto mais rapidamente terminar-mos a tarefa, mais depressa nos vamos divertir ou passamos para outra.

- Encare a vida como um desafio e uma oportunidade de desenvolvimento. Conheça os seus pontos fortes e fracos. Para estes, trabalha para os melhorares. No que diz respeito aos pontos fortes, recorda-os para te darem ânimo, mas procura sempre melhora-los. Não há varinhas mágicas, mas sim trabalho que pode necessitar de algum atrevimento ou encerrar algum risco ou desconforto. No entanto, o gozo retirado da etapa vencida com sucesso é recompensador, em regra.

- Delegue ou peça ajuda. Há tarefas que os nossos colaboradores (ou colegas) desenvolverão com muito mais entusiasmo do que nós. Igualmente, há obrigações que apenas conseguirão ser executadas a duas mãos. Por outro lado, há tarefas que com a ajuda de alguém mais experiente ou rotinado será executadas mais depressa e sem erros.

- A procura do perfeccionismo muitas vezes não é necessária, entendida ou mesmo, não é possível de ser atingida. Em princípio, pode ser melhor acabar 6 tarefas com um nível de qualidade elevado do que acabar apenas uma, estando esta perfeita. Lembre-se, “O óptimo é inimigo do bom”.

- A maneira de atacar as tarefas pode ser a chave de como as mesmas se vão desenrolar. Se pensar que seria vantajoso proceder de uma determinada maneira, diferente da habitual, estará a eliminar barreiras psicológicas.

- O não fazer nada (temporariamente) também pode ser uma solução para atacar posteriormente as tarefas. Pode estar naquele dia em que nada lhe sai bem. Eventualmente, o melhor é desligar nesse dia e atacar o projecto no dia seguinte com força, entusiasmo e motivação.

- A auto-recompensa tem um efeito poderoso. Por cada tarefa ou conjunto de tarefas ultrapassadas, celebra, orgulha-te. Não minimizes as tuas vitórias, nem deixes que os outros o façam.

Poderia referir mais algumas técnicas. Todavia, penso que aqui já tem algumas boas soluções. Ponha-as em prática. Sobretudo, não se engane a si nem aos outros.

PS: Mau exemplo que estou a dar. Pego num texto antigo...
 

João Paulo Marques

O tempo não pára, não pare você também.

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ANTECIPE A SUA ENTRADA NOS COSTUMERS - SEJA PROACTIVO

ANTECIPE A SUA ENTRADA NAS EMPRESAS - SEJA PROACTIVO

KEYWORDS: New Business, Gestão, Clientes, Prospects, Proactividade

"Um, dois e três, toca a fazer" - Cancioneiro educativo


A proactividade pode ter muitas formas, formatos, atitudes, comportamentos. Fala-se muito hoje dia em Proactividade e de ser Proactivo e da importância de o ser.

Mas como há tantos profissionais que não gostam de ser proactivos. Não gostam de trabalhar o new business, de procurar novos Clientes ou Mercados.
Este tipo de trabalho, como se sabe, é muitas vezes ingrato, cansativo, esgotante. Necessita muita paciência e força de vontade, sobretudo quando os ciclos de compra são longos.

Imagine que é um vendedor de sistemas informáticos ou azulejos para uso doméstico, dois mercados completamente diferentes. Pode ter muita dificuldade em arranjar novos Clientes nos dias de hoje. Mas só os conseguirá de forma sistemática se, entre várias qualidades e características pessoais que necessita ter, que uma delas seja a proactividade.

Tem também que se lembrar que quando toma a iniciativa de contactar algum Cliente, este pode estar a pensar o seguinte: "É este Fornecedor que eu quero para o meu futuro?". É essa pergunta que você, Fornecedor, deve antecipar.

Claro que também que há Clientes que não queremos atender, a não ser em determinadas condições. Para além dos Clientes que não se mostram rentáveis para as Empresas. O Princípio de Pareto é um bom divisor de águas nestes casos.

Mas voltando à proactividade. Trabalhei muitos anos na indústria gráfica, digo-vos que aqui a concorrência é muito agressiva, em todos os aspectos. Neste sector apanhei concorrência saudável e nada saudável. Acontece, sobretudo, em mercados que são muito relacionais e os Clientes e Fornecedores muito bem identificados, entre outras pequenas coisas.

Vendia, entre outros, produtos customizados. O que me diferenciava era o padrão de serviço que eu colocava no meu trabalho e proactividade. O que eu fazia? Pegava num display, decorava-o com as cores de algum produto da empresa ou as cores institucionais e deixava-o identificado na organização em que eu queria entrar .

Algumas vezes consegui avisar previamente que iria deixar uma proposta na recepção. Noutras situações, só sabia o nome do profissional a quem era dirigido o protótipo quando o entregava nas empresas, se me fosse dito. Temos que ter em mente que algumas secretárias ou telefonistas nada dizem por telefone, mas já o fazem quando aparecemos. Algumas vezes ficava apenas para o departamento de Marketing ou Compras.

Esta prática, algumas vezes, fazia com que aos olhos de alguns Prospects, a nossa empresa, e eu em particular, já fossemos candidatos a sermos seus fornecedores.
Mas há outras maneiras de conseguir acelerar o contacto com Prospects. Em regra, nas primeiras reuniões, perde-se algum tempo com apresentações do que foi a nossa empresa no passado. Pode-se ganhar tempo nestes encontros enviado, previamente , informação generalista sobre a sua organização ou deixando material impresso ou digitalizado sobre mesma, ficando nós disponíveis para falar do que fomos e somos, se for necessário.

Caso tenha sido contactado para resolver algum problema causado por terceiros, fale sobre as soluções que tem para o resolver. Noutras situações , tente antecipar soluções que pense que podem ser válidas e interessantes para o Cliente / Prospect.
Em 2005, numa entrevista de emprego, deparei-me com um possível empregador que tinha uma página WEB estática e sem informação. Só constava o logo e, eventualmente, o telefone. A minha candidatura ao lugar em aberto foi feita com os elementos habituais, CV e carta de apresentação, e uma folha à parte questionando o porquê do site daquela maneira e de não comunicar com os seus inúmeros Clientes pela net. Era uma empresa que tinha perto de uma centena de referências nos lineares. Consegui o emprego, em parte, por este meu atrevimento.

Muitos fornecedores também têm receio de transmitir as suas ideias antes de alguma coisa, leia-se e entenda-se "contrato", ter sido assinado. O facto de conseguirmos conquistar um Cliente novo pode ser devido apenas, e somente, por nós, Empresa, falarmos sobre as nossas ideias e sobre o que podemos fazer de diferente ou de modo disruptivo. Por isso, há que expor as nossas ideias e soluções. Se a sua mais- valia para o mercado está em soluções de pouca tangibilidade, não há como não falar delas e expô-las.

Para poder identificar o que pode ser uma presença proactiva e trabalhar para que passe a ser mais proactivo, tem estes 7 pontos:
1. - Procuraram, de modo sistemático, novas oportunidades.
2. - Antecipam problemas; apresentam soluções.
3. - Estabelecem objectivos ambiciosos e de rotura.
4. - Comportam-se de modo diferente. São focados, perseverantes e esforçados
5. - Atingem resultados inesperados e visíveis.
6. - Gostam da incerteza e são empreendedores.
7. - Serem Hunters (e não farmers).

Procure trabalhar melhor estes 7 pontos e verá resultados.



João Paulo Marques
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O MEU PRIMEIRO LP E MU EPRIMEIRO CD - Ou um pouco mais do que isso

O MEU PRIMEIRO LP  E O MEU PRIMEIRO CD - Ou um pouco mais do que isso

"Do or do not. There is no try. "(Ioda)

Keywords: Experiência, Gestão, Tomada de Decisão, Ouvir

Acho que não comecei mal. O meu primeiro LP (ou bolachão) foi o Peter Gabriel I e o meu primeiro CD foi um do Machito. Nessa altura ainda não tinha leitor de CD´S.
Engraçada a história do LP. Juntava umas coroas e, quando perfazia, talvez uns 20 escudos, ia andar de moto alugada para o Campo Grande. Devia ter uns 14 anos. Ia na companhia dos amigos mais velhos. Alugava uma maxi-puch, uma quase bicicleta.

Andávamos pelo Campo Grande e arredores. Grandes aventuras vividas e rezando para que a polícia não nos mandasse parar. Outros tempos. A ideia de começar a comprar música regularmente veio de ouvir a conversa dos mais velhos. Um tal de Pedro Pichas falava muito sobre música. Eu ouvi a conversa dele e fiquei curioso. Toca a comprar o tal do Peter Gabriel I.

Ainda bem que ouvi a conversa. A partir desses tempos fui coleccionando música. A capa desse LP, como mais dois do Peter Gabriel, estão autografadas pelo próprio.
Já o CD do Machito apareceu numa fase em qua a música cubana, mais precisamente o Jazz Latino, foi-me dado a conhecer e começou a ter alguma expressão em Portugal. Boa compra! Antes de ter o leitor de CD´s já tinha uns poucos de discos. Fiquei com saudades de o ouvir...vou tratar de resolver isso.

Estes três momentos distintos apresentam alguns comportamentos que devemos ter na nossa vida. Ouvir, arriscar, planear.

O primeiro passa por ouvir. Neste caso prestei atenção ao que se falava. Tomei conhecimento de algo, não digamos novo, mas pouco explorado por mim até à data.
Passei a canalizar uma boa parte da mesada e a fazer umas poupanças com o firme propósito de comprar música.

O segundo momento tem a ver com o pisar o risco, o arriscarmos, o descobrirmos o meio que nos envolve e nós mesmos. Erik Qualman no seu livro "Digital Leader" escreve "Fail forward, Fail fast, Fail better". Este caminho, esta sequência, leva-nos a irmos melhorando e a conseguirmos atingir os nossos objectivos e ultrapassá-los. Dificilmente se acerta sempre à primeira e todas as vezes. Há que ir tentando, persistindo, melhorando, etc.

Por fim, antecipar o que parece vir a ser óbvio e tomar uma atitude, uma decisão. Tinha a certeza que o leitor de Cd´s estava perto de ser comprado. Quando chegou a casa já tinha alguma música para poder disfrutá-lo. O facto de anteciparmos algumas momentos que irão aparecer só nos vai preparar melhor para o futuro.

Por fim, e um pouco resultado destas três anteriores ideias, o processo de tomada de decisão com que temos que lidar diariamente, vai ser melhorado e acelerado.

À velocidade com que tudo acontece, não será conveniente termos processos longos de decisão. Poderá valer a pena decidirmos mais depressa e ir afinando o nosso trajecto.

O facto de postergarmos as decisões pode fazer com que saíamos antecipada e inesperadamente do jogo, que percamos oportunidades, que sejamos ultrapassados.

As oportunidades, bem como a concorrência, são enormes e imensas. Seja proactivo.


João Paulo Marques
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